Perkara Yang Perlu Anda Ketahui Mengenai Hierarki Tajuk Pekerjaan Pentadbiran

Hierarki Tajuk Kerja Pentadbiran

Adakah anda memahami hierarki tajuk pekerjaan pentadbiran?

Bahkan orang-orang yang telah berada di bidang pentadbiran selama bertahun-tahun mungkin menganggap web tajuk pekerjaannya yang kompleks, struktur organisasi, dan pelbagai tanggungjawab kadang-kadang membingungkan. Pentadbir yang berpengalaman mungkin akan mengemukakan soalan seperti:

malam permainan maya dengan rakan
  • Apakah perkara yang biasa dilakukan oleh Pegawai Tadbir dan Penyelia Pentadbiran? (Pegawai biasanya menguruskan proses sementara Penyelia menguruskan proses tetapi juga pekerja lain.)
  • Apa perbezaan antara Pentadbir Pejabat dan Pengurus Pejabat ?
  • Adakah Pentadbir Eksekutif pentadbir peringkat eksekutif atau seseorang yang mentadbir eksekutif? (Mereka biasanya mentadbir eksekutif.)

(- Selesaikan lebih banyak perkara The Assist - buletin mingguan percuma # 1 yang dibuat untuk pembantu oleh pembantu.)

Persoalannya terus berlanjutan. Akhirnya, skema tajuk pekerjaan pentadbiran yang misterius dapat menyebabkan para profesional mempertanyakan di mana tajuk mereka sendiri sesuai dengan keseluruhan lanskap. Dilema yang serupa mungkin membingungkan pemburu pekerjaan yang tertanya-tanya tajuk pekerjaan pentadbiran mana yang akan disasarkan dalam pencarian kerjaya mereka.

Keliru mengenai hierarki tajuk pekerjaan pentadbiran

Mari jelaskan hierarki tajuk pekerjaan pentadbiran! Inilah semua yang perlu anda ketahui untuk memahami tahap gelaran pentadbir yang berbeza dan juga mentafsirkan maksud tajuk.

Catatan sebelum kita memulakan: Tajuk pekerjaan, tanggungjawab, dan harapan yang kita bahas di bawah mungkin muncul di bawah pelbagai peringkat. Sebagai contoh, seorang Pengurus Pejabat boleh menjadi kedudukan peringkat kemasukan di satu syarikat dan kedudukan peringkat tinggi di syarikat lain yang mempunyai keperluan pejabat yang lebih menuntut. Selain itu, harap maklum bahawa senarai ini merangkumi banyak, tetapi pastinya tidak semua, tajuk pekerjaan pentadbiran yang akan anda hadapi.

Tajuk Kerja Pentadbiran Peringkat Permulaan

Gelaran pekerjaan pentadbiran peringkat kemasukan

  • Penyelaras Pejabat
  • Pentadbir Pejabat
  • Pembantu pejabat
  • Pengurus pejabat
  • Kerani pejabat
  • Pembantu Meja Depan
  • Kerani Kemasukan Data
  • Pakar Kemasukan Data
  • Penyelaras Jabatan
  • Penyelaras Pentadbiran
  • Pembantu Tadbir
  • Pembantu Perkhidmatan Pentadbiran
  • Bantuan Pentadbiran
  • Bersekutu Pentadbiran
  • Pentadbir
  • Pembantu Tadbir Rendah
  • Pentadbir Acara
  • Penyambut Tetamu
  • Kerani Fail
  • Pembantu peribadi

Tanggungjawab pekerjaan pentadbir peringkat kemasukan

Pentadbir peringkat kemasukan biasanya melakukan sedikit perkara. Mereka mungkin mempunyai satu hari yang lambat untuk mengatur fail dan menyiapkan dokumen dan kemudian datang bekerja keesokan harinya untuk mencari peti masuk yang penuh dengan pelbagai permintaan dari kakitangan di seluruh pejabat.

latihan untuk keluar dari tempat kerja

Pekerja meminta pentadbir mereka untuk mendapatkan sokongan yang mereka perlukan pada waktu tertentu. Orang-orang di jawatan ini melengkapkan semua barang yang perlu dilakukan di sekitar pejabat, membantu pekerja melakukan kerja terbaik mereka dan memastikan pejabat beroperasi dengan lancar.

Mana-mana pentadbir peringkat kemasukan mungkin akan mendapati diri mereka:

  • Menguruskan komunikasi pejabat - menyusun panggilan telefon, e-mel dan surat tradisional organisasi
  • Mengekalkan perkhidmatan pejabat, termasuk sumber dan kemudahan IT (Ini termasuk memasukkan pertanyaan teknikal dan permintaan perkhidmatan.)
  • Bekerjasama di seluruh jabatan untuk membantu merancang acara dan inisiatif
  • Menyelaraskan rancangan perjalanan, membuat jadual perjalanan, dan menyelesaikan tempahan
  • Penjadualan dan pengurusan kalendar
  • Mengekalkan senarai kenalan
  • Menjaga pejabat sistem pemfailan mengikut tertib
  • Mewakili kepentingan pejabat dalam hubungan dengan rakan luar, termasuk vendor, perunding, dan pelanggan
  • Membuat invois
  • Mengesan dan memesan bekalan pejabat
  • Menyediakan makanan ringan pejabat dan faedah lain
  • Memberikan sokongan yang diperlukan kepada pengarah, pengurus, dan eksekutif
  • Mengekalkan ruang pejabat bersama
  • Mengendalikan pakej dan surat masuk dan keluar

Untuk menangani senarai tanggungjawab yang pelbagai, pentadbir peringkat kemasukan biasanya diharapkan:

  • Kenali dan balas kemungkinan masalah
  • Ambil inisiatif untuk menyelesaikan masalah secara bebas dan kreatif (Untuk seefektif mungkin, pentadbir peringkat permulaan perlu dapat membuat keputusan dan menangani masalah tanpa memerlukan input daripada orang lain.)
  • Berkomunikasi dengan berkesan dan hormat dengan pihak berkepentingan dalaman dan luaran dalam pelbagai format
  • Menguruskan masa secara strategik
  • Multitask dan cepat menukar tugas untuk menyelesaikan pelbagai tugas kasar tanpa membiarkan sesuatu jatuh melalui celah
  • Menyusun dan memproses maklumat sambil terus menjejaki item fizikal dan projek untuk memaksimumkan produktiviti
  • Pertahankan ketenangan ketika perkara tidak kena
  • Segera dan bersedia setiap masa
  • Ingat butiran penting kerana banyak orang membuat permintaan secara lisan, tulisan tangan, dan e-mel sepanjang hari
  • Bekerja dengan cepat, tetapi tepat

Tajuk Pekerjaan Pentadbiran Tahap Pertengahan

Gelaran pekerjaan pentadbiran peringkat pertengahan

  • Pembantu Tadbir
  • Pengurus pejabat
  • Penolong Eksekutif
  • Pengurus Operasi
  • Pengurus Perkhidmatan Pentadbiran
  • Pengurus Sokongan Pentadbiran
  • Pakar Sokongan Pentadbiran
  • Pentadbir Acara
  • Pembantu peribadi
  • Pentadbir Perkhidmatan
  • Penyelaras Perjalanan
  • Pakar Pentadbiran
  • Pembantu Tadbir Eksekutif
  • Setiausaha Eksekutif
  • Pengurus perniagaan
  • Pentadbir Perniagaan
  • Pengurus Kemudahan
  • Juruteknik Pentadbiran
  • Pembantu Kakitangan
  • Penjadual
  • Pembantu Unit

Tanggungjawab tugas pentadbir peringkat pertengahan

Seperti pentadbir peringkat kemasukan, pentadbir peringkat pertengahan melakukan sedikit perkara. (Apa yang boleh kita katakan; nampaknya ini merupakan ciri utama bidang pentadbiran.) Namun, tidak seperti pentadbir peringkat kemasukan, pentadbir peringkat pertengahan biasanya melakukan tugas yang sedikit lebih sedikit, tetapi lebih khusus, seperti mengendalikan gaji. Pentadbir peringkat pertengahan juga biasanya dipanggil untuk berpartisipasi dalam projek syarikat yang didorong oleh misi besar, termasuk inisiatif budaya syarikat, program penghargaan pekerja, dan penjenamaan semula strategi.

Selain itu, setelah pentadbir beralih dari tingkat kemasukan ke tingkat menengah, mereka akan memperoleh pengalaman yang cukup untuk merancang dan melaksanakan dasar mereka sendiri untuk meningkatkan operasi syarikat.

Mana-mana pentadbir peringkat pertengahan mungkin akan mendapati diri mereka:

  • Melaksanakan dasar pejabat dan menyusun strategi penambahbaikan terhadap proses yang ada
  • Membangunkan inisiatif yang berkaitan dengan budaya syarikat dan kesejahteraan pekerja
  • Melaksanakan prosedur keselamatan yang kritikal, termasuk menetapkan rancangan evakuasi, menjalankan latihan, dan mengatur keamanan bangunan
  • Mengendalikan gaji
  • Merancang penambahbaikan reka bentuk dan susun atur pejabat
  • Pesawat baru dan pekerja luar
  • Menguruskan tugas operasi, termasuk mengendalikan faedah ganjaran pekerja, tempat letak kenderaan, dan penyelenggaraan bangunan
  • Membantu eksekutif secara langsung
  • Merancang acara dan perjumpaan
  • Menyelaras perjalanan
  • Penjadualan dan pengurusan kalendar
  • Membuat laporan dan kadangkala membentangkannya
  • Mengawasi anggota staf sokongan pejabat yang lain
  • Menyimpan buku dan rekod
  • Memiliki proses penginvoisan
  • Menentukan organisasi dan seni bina maklumat syarikat
  • Berinteraksi dengan pelanggan, vendor, pengurusan bangunan, dan pekerja secara berkala
  • Menjalankan projek pejabat utama, seperti pengubahsuaian, pemasangan, dan inisiatif reka bentuk pejabat
  • Menguruskan belanjawan pejabat dan pentadbiran kewangan, dari menangani perbelanjaan hingga proses pelaksanaan
  • Merunding dan mengesan kontrak
  • Mendengar (dan menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan) aduan
  • Menyelesaikan konflik pekerja

Pembantu tadbir pelbagai tugas

Untuk menangani senarai tanggungjawab yang pelbagai, para pentadbir peringkat pertengahan biasanya diharapkan:

  • Secara bebas mengembangkan penyelesaian yang sesuai untuk masalah ketika mereka timbul
  • Manfaatkan semua alat perdagangan untuk memperbaiki dan memperkukuhkan proses
  • Berfikir secara strategik dan beri panduan eksekutif dengan gambaran besar
  • Dengan berhati-hati menangani tekanan untuk tetap menjadi sumber yang boleh dipercayai oleh pihak pengurusan
  • Utamakan kerja dengan cara yang sesuai dengan misi syarikat
  • Gunakan budi bicara setiap masa untuk menjadi penjaga maklumat sulit yang boleh dipercayai
  • Menyampaikan mesej dengan berkesan kepada pelbagai khalayak yang berbeza dalam pelbagai format yang berbeza
  • Berunding dan rangkaian untuk membina hubungan yang bermanfaat dan memuaskan
  • Meningkatkan kecerdasan emosi untuk bekerja secara harmoni dan berkesan dengan orang lain
  • Terapkan kemahiran analisis untuk memberitahu keputusan perniagaan utama
  • Memahami dan mentafsirkan maklumat kompleks yang berkaitan dengan tanggungjawab pejabat abstrak (hubungan) dan teknikal (pengurusan inventori)
  • Sesuaikan dengan tuntutan dan tanggungjawab yang berubah
  • Memimpin orang lain dan mewakilkan tugas
  • Bimbing projek dan aliran kerja dari permulaan hingga selesai
  • Perincian tangkapan besar dan kecil
  • Dengarkan, dorong, dan sesekali berikan 'terapi' di tempat kerja

(- Selesaikan lebih banyak perkara The Assist - buletin mingguan percuma # 1 yang dibuat untuk pembantu oleh pembantu.)

Gelaran Kerja Pentadbiran Peringkat Tinggi

Pembantu tadbir peringkat tinggi

  • Pengurus pejabat
  • Penolong Eksekutif
  • Pembantu Eksekutif Kanan
  • Pembantu Peribadi Kanan
  • Ketua Pegawai Tadbir
  • Pengarah Pentadbiran
  • Pengarah Perkhidmatan Pentadbiran
  • Ketua Pegawai Operasi
  • Pengarah Operasi
  • Penyambut Tetamu Kanan
  • Perhubungan Masyarakat
  • Ketua Pegawai Kebahagiaan
  • Ketua Pegawai Orang

Tanggungjawab tugas pentadbir peringkat tinggi

Seperti pentadbir lain, pentadbir peringkat tinggi melakukannya dari semasa ke semasa. Namun, pada kedudukan peringkat tinggi, fokus yang mula kita lihat di sekitar tingkat pertengahan semakin mendalam. Pentadbir peringkat tinggi biasanya menghabiskan lebih banyak masa mereka bekerja dengan eksekutif tertentu atau mengerjakan proses perniagaan. Pentadbir yang berpengalaman akan menghabiskan sebahagian besar waktunya untuk memastikan kejayaan kawasan tumpuan mereka dan lebih sedikit masa untuk menangani masalah kecil, kecemasan kecil, dan tugas-tugas pentadbiran kecil lain.

bersenam di meja anda

Mana-mana pentadbir peringkat tinggi mungkin akan mendapati diri mereka:

  • Berkhidmat sebagai ketua kolaborator di sekitar pejabat
  • Menjadi penghubung tunggal bagi pasukan pejabat yang berbeza semasa pengembangan dan pelaksanaan inisiatif, polisi, dan proses di seluruh syarikat
  • Memudahkan dan bahkan memimpin inisiatif perniagaan baru dan projek strategik
  • Berunding untuk meningkatkan operasi dan aliran kerja untuk seluruh jabatan
  • Melakukan pelbagai fungsi Sumber Manusia strategik yang berkaitan dengan pengambilan pekerja, pengekalan, dan pengembangan dasar
  • Menguruskan ketua jabatan dan pengurus lain
  • Menentukan cara menggunakan sumber syarikat dengan sebaik-baiknya
  • Memberi maklumat kepada pihak berkepentingan syarikat mengenai kemas kini dan perkembangan penting
  • Mengurus dan membimbing seluruh pasukan sokongan pentadbiran dan selalunya pasukan lain juga
  • Menetapkan matlamat untuk keseluruhan pasukan syarikat dan individu
  • Mengawasi semua perkara yang berkaitan dengan operasi harian
  • Mengejar peluang pengembangan perniagaan
  • Mengekalkan hubungan perniagaan strategik luaran utama
  • Berkhidmat sebagai perintah kedua kepada eksekutif utama dan mengambil pelbagai tanggungjawab dalam kapasiti itu

Untuk menangani senarai tanggungjawab yang pelbagai, para pentadbir peringkat pertengahan biasanya diharapkan:

  • Mempunyai pengalaman bertahun-tahun dan kejayaan yang terbukti dalam kapasiti pentadbiran atau pengurusan
  • Menunjukkan kemahiran berfikir strategik dan kritis yang menyaingi eksekutif yang mereka layani
  • Memiliki mata ghaib untuk perincian; orang-orang ini mengingati nama semua orang, setiap tarikh akhir, dan setiap perkara penting mengenai dasar dan proses
  • Berkomunikasi dengan sesiapa sahaja dan semua orang untuk mendapatkan hasil
  • Manipulasi masa mereka sehingga nampaknya mereka mempunyai lebih banyak jam dalam sehari
  • Menunjukkan komitmen tahap pelabur terhadap misi syarikat
  • Berupaya meningkatkan proses dan menguruskan aliran kerja dengan cara yang meningkatkan kecekapan dan muhibah
  • Disukai dan dihormati oleh pekerja dari semua peringkat dan di semua jabatan
  • Memiliki semua hasil, bahkan yang tidak menyentuh kerja harian

(- Selesaikan lebih banyak perkara The Assist - buletin mingguan percuma # 1 yang dibuat untuk pembantu oleh pembantu.)

Sekiranya anda berada dalam bidang pentadbiran (terutamanya jika anda melayari pekerjaan), kami pasti anda telah mendapat bahagian yang betul dari tajuk pekerjaan pentadbiran. Kami menginginkan pengetahuan anda mengenai hierarki tajuk pekerjaan pentadbiran. Beritahu kami tajuk mana yang kami terlepas dan kongsi pandangan anda di bawah!

Terima kasih khas untuk O * BERSIH OnLine , ditaja oleh Jabatan Tenaga Kerja A.S., untuk menyimpan pangkalan data maklumat pekerjaan yang menakjubkan.