Bagaimana Pembantu Eksekutif Terbaik Menetapkan dan Mencapai Matlamatnya

eksekutif-pembantu-penetapan matlamat

Kami mendapat banyak pertanyaan mengenai penetapan matlamat Pembantu Eksekutif, baik dalam matlamat kami Komuniti EA dan oleh ahli kami, dan ini adalah topik yang sangat kontroversial. Biasanya timbul dalam satu daripada dua cara.



Sama ada -

Saya seorang Pembantu Eksekutif. Sekiranya saya mula berfikir untuk menetapkan matlamat untuk diri sendiri? Adakah penetapan matlamat berlaku untuk saya? Seperti apakah matlamat pembantu eksekutif?

Atau ...



Tolong! Bos saya hanya meminta saya untuk menetapkan matlamat untuk pertama kalinya dan saya tidak tahu harus bermula dari mana. Apakah matlamat pembantu eksekutif ?!

tarikh pelepasan pecundang

Bergantung pada siapa yang anda tanyakan, penetapan matlamat untuk EA adalah sangat penting, latihan yang berguna tetapi tidak kritikal, atau ... membuang masa sepenuhnya.

Setelah bekerjasama rapat dengan begitu banyak Pembantu Eksekutif, kami berpendapat bahawa penetapan matlamat bukan sekadar latihan berguna untuk beberapa Pembantu Eksekutif, sebenarnya penting untuk berjaya dalam peranan.



(- Selesaikan lebih banyak perkara The Assist - buletin mingguan percuma # 1 yang dibuat untuk pembantu oleh pembantu.)

Seperti yang kami temui di terbaru kami Laporan keadaan Pembantu Eksekutif , peranan EA terus meningkat dalam skop. Pembantu Eksekutif Hari ini diharapkan menjadi lanjutan dari eksekutif yang mereka sokong. Ini bermaksud bahawa selain melakukan tugas-tugas pentadbiran seperti kalendar, memesan perjalanan, dan mengatur acara, banyak mengawasi fungsi-fungsi yang dulunya merupakan bidang SDM, kewangan, atau operasi. Kami bercakap menaikkan pekerja baru , menyelesaikan masalah IT, menguruskan Faedah , dan bahkan mengarahkan budaya pejabat. (Kami rasa anda boleh mengaitkannya dengan ini.)

Pembantu Eksekutif juga dijangka akan menawarkan nasihat strategik peringkat tinggi, dan mencari cara baru untuk membantu memajukan perniagaan ini. Ini mungkin bermaksud melaksanakan Teknologi baru atau proses yang memberikan peningkatan kecekapan yang dapat diukur atau memberi kesan kepada garis bawah syarikat.

Itulah sebabnya penetapan matlamat sangat penting. Untuk memenuhi jangkaan tinggi ini dan melaksanakan fungsi baru, Pembantu Eksekutif perlu sentiasa meningkatkan kemahiran dan pengetahuan mereka. Penetapan matlamat, terutamanya dengan a lembaran kerja penetapan matlamat , adalah cara terbaik untuk menjelaskan objektif pembantu eksekutif anda & memastikan anda sentiasa meningkatkan kemampuan anda dan terus menambah nilai untuk eksekutif anda, dan akhirnya, untuk perniagaan.

Sudah tentu, penetapan matlamat untuk Pembantu Eksekutif hadir dengan pelbagai cabaran yang tersendiri.

Liza Goldberg - yang menyederhanakan kami Komuniti Pembantu Eksekutif dan merupakan bekas EA sendiri - memecahnya seperti ini:

liza-goldberg'Penentuan matlamat sangat sukar bagi pembantu eksekutif kerana banyak pekerjaan itu reaktif. Sukar untuk merancang apabila anda tidak tahu dengan tepat apa yang akan anda kerjakan. Bahagian sukar yang lain akan datang dengan matlamat baru. Walaupun pekerjaan itu dinamik, kadang-kadang terasa seperti anda melakukan hal yang sama setiap hari - penjadualan, perancangan acara, pengorganisasian, dll. '

Untuk menunjukkan jalan, kami juga meminta pertolongan dari pembantu eksekutif kami, Valerie Gomez. Valerie adalah Pembantu Eksekutif berpengalaman yang pernah memegang jawatan Pembantu Tadbir dan Eksekutif di tempat-tempat seperti APD di Texas, dan menyokong pelbagai fungsi eksekutif dan HR di syarikat besar dan kecil. Dia baru-baru ini menyahut cabaran menetapkan matlamat dalam kariernya sendiri dan menimbang dengan pelajaran teratas dan pengalaman dari pengalamannya.

Sebelum kita sampai pada spesifikasi penetapan matlamat Pembantu Eksekutif, mari kita lihat pada praktik terbaik penetapan matlamat umum.

Amalan Terbaik Menetapkan Matlamat

menetapkan-matlamat-dengan-sendiri

Masa untuk bercakap sebenarnya. Penetapan matlamat sukar. Contohnya, ambil keputusan Tahun Baru. Penyelidikan memberitahu bahawa hanya 8% orang yang mencapai matlamat Tahun Baru mereka - alias, 92% orang yang menetapkannya gagal secara epik. Dan ini adalah sekitar 50% populasi yang menetapkannya di tempat pertama.

Tetapi jangan berkecil hati. Kegagalan hampir selalu merupakan hasil daripada tujuan yang tidak masuk akal, tidak dapat dicapai, atau yang tidak ada rancangan untuk benar-benar memastikan anda sampai di sana.

Dan kerana anda membaca siaran ini, ini TIDAK akan berlaku kepada anda.

Tidak kira apa kedudukan anda, ada segelintir strategi penentuan matlamat yang benar dan dicuba yang akan meningkatkan peluang anda untuk berjaya.

PETUA: Menggunakan perisian kecekapan seperti isnin.com akan membantu anda mengurus dan menghancurkan matlamat anda dengan cara yang menyenangkan secara visual! Sebilangan besar EA di Kumpulan Penolong Eksekutif Facebook Negeri kami mengesyorkan ini sebagai sumber kegemaran mereka untuk semua produktiviti dan penetapan matlamat.

Isnin Gif

1. Tetapkan Tema

Arahkan matlamat anda ke satu arah dengan membuat tema. Tema menyatukan pelbagai tujuan anda dan memastikannya menambah keseluruhan kesatuan.

permainan rick and morty baru

Tema anda mungkin 'A Better You,' 'Time Well Spent', atau 'Connection.'

Tema 'A Better You' mungkin memberi inspirasi kepada tujuan pengembangan profesional atau kesihatan - atau keduanya. Demikian juga, 'Time Well Spent' dapat membantu anda menjadi lebih cekap di tempat kerja, tetapi juga dapat memberi inspirasi kepada anda untuk membuat waktu keluarga yang berkualiti atau menyisihkan waktu untuk berteman atau berkencan.

2. Tetapkan 5 Matlamat Maksimum…

Salah satu kunci untuk mencapai matlamat anda adalah menjadikannya dapat dicapai. Itu bermula dengan jumlah matlamat yang anda tetapkan untuk diri anda sendiri. Anda tidak dapat mencapai 25 matlamat tahap tinggi - atau bahkan 10. Kami mengesyorkan anda memulakannya dengan 5. Memfokuskan hanya beberapa matlamat penting akan meningkatkan kemungkinan kejayaan secara drastik.

3.… Sekurang-kurangnya Satu Matlamat untuk Setiap Kawasan Hidup Anda

penetapan matlamat-untuk-eksekutif-pembantu

Matlamat profesional sangat besar, tetapi kehidupan kita tidak terpisah dengan silo. Apabila kehidupan peribadi, kesihatan, dan juga kerohanian kita berada di tempat yang baik, kita juga berusaha untuk mencapai kejayaan profesional. Kebalikannya juga berlaku - ketika kesihatan dan hubungan kita berantakan, jauh lebih sukar untuk berjaya di tempat kerja. Itulah sebabnya penting untuk menangani lebih daripada sekadar kehidupan profesional anda semasa menetapkan matlamat.

Kami mengesyorkan bermula dengan yang berikut:

  • Profesional - matlamat yang meningkatkan kemahiran anda, atau yang mendorong anda ke arah gaji atau tajuk yang anda mahukan
  • Hubungan - tujuan untuk terus berhubung dengan keluarga dan rakan, atau memperbaiki (atau memulakan) hubungan romantis
  • Kesihatan - tujuan yang berkaitan dengan kecergasan, kesejahteraan, pemakanan, dan kesihatan mental

Dengan menggunakan tema anda, tentukan sekurang-kurangnya tujuan di setiap tiga bidang ini. Anda juga mungkin mahu merangkumi kerohanian atau kreativiti jika ini penting bagi pemenuhan keseluruhan anda.

Maksudnya ialah, apabila bidang kehidupan anda di luar tempat kerja tidak berada di tempat yang anda inginkan, ini cenderung mempengaruhi kehidupan profesional anda juga. Pastikan anda menangani semua bidang yang penting bagi anda dalam tujuan anda.

4. Lampirkan Sebab untuk Setiap Matlamat

Anda lebih cenderung untuk menindaklanjuti jika anda mempunyai alasan yang kuat untuk mendorong anda ke hadapan. Tanyakan pada diri sendiri, mengapa matlamat ini penting bagi anda? Ini sama hebatnya dengan ingin menjalani kehidupan yang lebih memuaskan atau menjadikan diri masa depan anda bangga, atau pragmatik dengan menaikkan gaji sehingga anda dapat melakukan perjalanan lebih banyak. Cari tahu alasan yang mendorong setiap matlamat, dan catatlah.

5. Pastikan Objektif Anda Menarik

Pada akhirnya, matlamat ini adalah untuk kepentingan anda dan tidak ada yang lain. Sekiranya anda tidak teruja memikirkannya, anda tidak akan bertindak terhadap mereka.

Lakukan pemeriksaan usus. Tanyakan, adakah matlamat ini membuat anda ingin bangun sejam lebih awal, atau adakah mereka merasa seperti tarikan? Adakah anda mengelak daripada memikirkan matlamat anda, atau apakah mereka selalu memikirkan? Jawapan untuk soalan-soalan ini akan membantu anda menentukan apakah matlamatnya cukup kuat.

6. Jadikan Matlamat Anda Spesifik & Terukur, dan lampirkan Tarikh Akhir

Kegagalan atau kejayaan harus jelas. Sebenarnya, itu mesti menjadi soalan ya atau tidak.

Kecergasan memberikan contoh yang baik di sini:

'Saya ingin bugar,' bukan tujuan yang baik.

'Saya ingin menurunkan 10 pound dalam tiga bulan,' atau 'Saya mahu berlari sejauh enam minit pada bulan Jun,' lebih baik. Perhatikan bahawa tujuan ini bersifat spesifik, dapat diukur, dan memiliki jangka waktu. Mereka membuat penanda aras yang jelas, dan sama ada anda mencapai tanda itu akan mudah ditentukan.

Demikian juga, 'Saya mahu menjadi lebih baik dalam pekerjaan saya,' bukan tujuan yang baik. 'Saya ingin memperoleh sijil profesional pada akhir tahun ini' lebih baik.

'Saya mahu rangkaian lebih banyak.' Tidak baik.

ruang selamat taman selatan

'Saya ingin membuat satu hubungan profesional baru setiap minggu untuk Q3.' Sekarang kita bercakap.

Anda mendapat idea.

(- Selesaikan lebih banyak perkara The Assist - buletin percuma mingguan # 1 yang dibuat untuk pembantu oleh pembantu.)

7. Tuliskan dan Jauhkan Terlihat

eksekutif-pembantu-menetapkan-matlamat-objektif

Tuliskan matlamat anda (dan Mengapa anda) dengan ringkas, dan jadikannya tetap kelihatan. Hidup akan mengalihkan perhatian anda. Pastikan matlamat anda ada untuk sentiasa mengingatkan anda.

Tuliskan matlamat anda pada pasca-dan teruskan pada monitor desktop anda. Letakkannya di cermin anda di rumah. Ambil tangkapan skrin dan tetapkan sebagai latar belakang telefon anda. Bagaimanapun, pastikan mereka menuntut perhatian anda.

8. Tulis Langkah Tindakan Seterusnya untuk Setiap Matlamat Seterusnya

Sekarang setelah anda mengetahui matlamat anda, anda memerlukan jalan untuk mencapainya.

Langkah pertama adalah yang paling sukar. Cari tahu apa itu dan komited untuk mengambilnya. Mulakan dengan langkah pertama dan bina dari sana.

9. Cari Rakan Bertanggungjawab

penetapan matlamat pasukan

Sama seperti anda lebih cenderung untuk menindaklanjuti ketika tujuan anda menarik, anda juga lebih cenderung untuk menindaklanjuti ketika anda mempunyai seseorang yang membuat anda bertanggung jawab.

Berpasangan dengan seseorang dan daftar masuk sekurang-kurangnya sebulan sekali. Pecahkan matlamat anda menjadi langkah konkrit dan jejak kemajuan anda terhadapnya

Sebagai peraturan umum, pasangan anda tidak seharusnya menjadi eksekutif anda ... dan mungkin bukan pasangan anda atau orang lain yang penting. Rakan sekerja atau rakan yang dipercayai adalah pilihan yang lebih baik. Ia semestinya rakan sebaya yang anda percayai, tetapi yang tidak akan mengenakan gula apabila anda memerlukan cinta yang sukar.

selalu bunga cerah untuk charlie

Petua Menetapkan Matlamat Lanjutan untuk Pembantu Eksekutif

eksekutif-pembantu-gadis-menetapkan-matlamat

Itulah asasnya, tetapi seperti yang telah kami sebutkan, penetapan matlamat Pembantu Eksekutif sedikit berbeza. Terdapat beberapa cabaran unik yang harus anda pertimbangkan.

Oleh itu, apakah cabaran tersebut, dan bagaimana anda menanggungnya?

Untuk menjawab soalan-soalan ini, kami meminta Pembantu Eksekutif pakar kami sendiri Valerie Gomez untuk memandu kami melalui bagaimana dia mendekati penetapan tujuan. Kami juga memanfaatkan kami Komuniti Facebook Pembantu Eksekutif untuk tujuan yang sedang mereka fokuskan. Inilah yang mereka katakan

Cabaran Penetapan Matlamat Pembantu Eksekutif

Jadi apakah cabaran ini? Valerie menerangkannya seperti ini -

valerie-gomez'Tidak ada hari yang sama. Apa yang anda kerjakan terus berubah - hampir dari minit ke minit. Dan kadang-kadang anda hanya perlu membuat sihir berlaku. '

Menurutnya, ini bermaksud Pembantu Eksekutif harus menetapkan 'tujuan sekitar kemahiran dan taktik untuk menangani sifat pekerjaan yang reaktif.'

Fokus pada Kemahiran dan Pengetahuan Baru

Sebagai Pembantu Eksekutif, mengambil kemahiran baru secara proaktif sangat penting untuk berjaya. Kuncinya di sini adalah memberi tumpuan kepada beberapa kemahiran khusus dan cara memperolehnya

Berikut adalah beberapa contoh dari kami Komuniti Pembantu Eksekutif :

  • Shari: 'Saya akan mengikuti kelas menulis untuk mengasah kemampuan menulis dan menyunting saya.'
  • Mariëtte: 'Menetapkan matlamat untuk mempelajari pengurusan laman web WordPress, pengurusan pemasaran e-mel (MailChimp, AWeber, Constant Contact, dll), pengurusan pemasaran media sosial, dan reka bentuk grafik (menggunakan perisian percuma seperti Canva dan PicMonkey) '
  • Monika menetapkan matlamat untuk 'mengikuti kursus pengurusan projek' untuk memperbaiki kemampuannya untuk menjaga tugas-tugas besar dan terus maju. Anda boleh mengikuti kursus seperti ini dan bahkan mendapat sijil di kolej komuniti tempatan.

Mulakan dengan Pemerhatian

Aspek unik lain dari peranan Pembantu Eksekutif adalah bahawa walaupun anda selalu menyokong keperluan eksekutif anda, anda juga diharapkan dapat menambah nilai dalam arti yang lebih luas dan lebih strategik. Sebelum anda dapat melakukannya, anda harus mengenal pasti peluang untuk diperbaiki.

Valerie menekankan peranan pemerhatian -

'Saya sering hanya mencari bidang di mana kita dapat meningkatkan, bagaimana kita dapat meningkatkan pengalaman pelanggan atau keseluruhan pengalaman tetamu di pejabat. Itulah bagaimana saya menentukan banyak matlamat saya. Jadi sebagai contoh, ada proses onboarding . Saya perhatikan ada ruang yang jelas untuk diperbaiki - khusus untuk pengambilan pekerja baru, kita dapat lebih sesuai dengan pengalaman mereka ketika mereka berjalan di bangunan untuk hari pertama mereka. Oleh itu, saya menetapkan matlamat untuk mencadangkan sejumlah penambahbaikan terhadap HR pada tarikh tertentu.

Lakukan Pemeriksaan Suhu Budaya

penetapan matlamat pasukan

Di banyak pejabat, Pembantu Eksekutif juga bertanggungjawab menjaga suasana atau budaya pejabat. Penentuan matlamat dapat membantu di sini juga, tetapi mengetahui tujuan yang harus ditetapkan lagi memerlukan penentuan keperluan budaya pasukan. Menurut Valerie, tidak ada pengganti untuk menggosok siku dengan rakan sekerja.

'Hanya berjalan di lantai, memastikan suhu saya memeriksa apa yang orang lakukan dan yang mereka perlukan dari segi getaran. Lebih kerap daripada tidak, mereka akan memberitahu anda bila mereka memerlukan sesuatu, dan anda dapat mengembangkan matlamat berdasarkan itu. '

9/11 tumblr

Matlamat Contoh

  • Makan tengah hari atau minum kopi sekurang-kurangnya sekali seminggu dengan ahli pasukan dari jabatan yang berbeza untuk mengukur rasa budaya syarikat mereka. Pada akhir bulan, kenal pasti tiga perkara yang berfungsi dengan baik dan tiga bidang yang perlu diperbaiki (dengan penyelesaian yang dicadangkan).

Pertimbangkan Keperluan Peribadi dan Syarikat

Valerie juga melakukan tugas yang baik untuk mengingatkan kita mengapa Pembantu Eksekutif harus memfokuskan kedua-duanya pada lintasan kerjaya mereka sendiri dan juga syarikat secara keseluruhan. Hanya memberi tumpuan kepada kerjaya anda sendiri adalah langkah yang salah untuk mengelakkan:

'Ada orang yang hanya fokus pada peranan mereka. Mereka berfikir, 'Saya perlu berjaya dalam peranan saya,' dan itu saja. Tetapi, ini bukan hanya mengenai saya. Dengan cara saya melihatnya, saya ingin mencari setiap peluang yang boleh kita tingkatkan di setiap jabatan. Ini adalah untuk mengenali ketua jabatan untuk melihat bukan sahaja apa yang perlu saya pelajari sendiri tetapi juga apa yang boleh saya lakukan untuk membantu syarikat itu bertambah baik secara keseluruhan. Saya sangat menyukai Dcbeacon secara keseluruhan. Saya datang bekerja di sini kerana saya sukakan misi syarikat. Saya adalah bahagian untuk memajukan misi itu, jadi saya menetapkan matlamat yang mencerminkannya. '

Pembantu Eksekutif Heather mencatatkan matlamat besar yang berkaitan dengan idea ini di kami Komuniti Facebook . Dia meletakkan pandangannya pada 'menghafal lebih banyak carta organisasi syarikat. Saya menguruskan 3 orang eksekutif (penjualan, pemasaran & kejuruteraan). Saya mahu dapat mengenali setiap ahli pasukan pada akhir tahun ini. '

Matlamat Contoh

  • Kenal pasti tiga keperluan pasukan yang berada dalam kawalan anda untuk ditangani. (Makanan ringan di pejabat? Sistem keselamatan untuk mendaftar masuk tetamu? Proses yang lebih baik untuk membuat tempahan bilik persidangan?)

Membangunkan Kemahiran Kepimpinan

Kita kadang-kadang menganggap bahawa kepemimpinan dikhaskan untuk pengurus atau eksekutif peringkat C, tetapi kemahiran kepemimpinan boleh menjadi kunci kejayaan dalam peranan Pembantu Eksekutif juga.

Tidak percaya?

chardee macdennis elektrik boogaloo

Sebenarnya terdapat persamaan yang mendasari peranan sebagai Pembantu Eksekutif dan peranan mana-mana pengurus atau pemimpin.

Semuanya diserahkan kepada perkhidmatan. Pemimpin terbaik tidak hanya menugaskan dan mewakilkan, mereka melayani orang lain. Mereka memberikan sokongan dengan menyelesaikan rintangan, mengartikulasikan visi, dan membantu setiap orang bergerak menuju tujuan bersama. Pemimpin harus menjadi komunikator, pemerhati, dan motivator yang hebat. Mereka perlu dapat menyelesaikan masalah mendesak dengan segera, tetapi juga memikirkan gambaran besar dan jangka panjang.

Sudah tentu, yang banyak terdengar seperti Pembantu Eksekutif terbaik.

Tidak kira apa jalan kerjaya yang anda inginkan, kemahiran kepemimpinan dapat sangat bermanfaat, dan ada banyak peluang untuk memimpin sebagai Pembantu Eksekutif.

Matlamat Contoh

  • Anggota komuniti Sandra menetapkan tujuan untuk “Bekerja mengembangkan kemahiran kepemimpinan saya,” sementara rakan Asisten Eksekutif April Maroney berangkat membaca buku Governance as Leadership untuk memberinya pemikiran pemimpin dalam peranannya.

Cari Mentor atau Sertai Komuniti (Kami!)

Kami mencadangkan sama ada mencari mentor atau menyertai komuniti dalam talian di mana anda dapat mengumpulkan idea, mencari nasihat untuk situasi sukar, atau hanya mencari sokongan dan galakan apabila anda memerlukannya. Tahu tak? Anda tidak perlu terlalu lama kerana kami mempunyai dua tempat di mana anda boleh mencari dan berhubung dengan keluarga EA baru anda hari ini:

  • The Assist , buletin e-mel mingguan, memberikan petua, trik, dan sokongan untuk EA yang ingin menyelesaikan lebih banyak perkara semasa mengembangkan profesional dan peribadi. Daftar hari ini !
  • Negeri Pembantu Eksekutif , komuniti Facebook kami yang berkembang maju, adalah hab impian EA untuk mendapatkan nasihat, mengambil bahagian dalam perbincangan yang meriah, dan berbual dengan EA bermotivasi yang lain. Sertailah di sini .

Matlamat Contoh

  • Hadiri tiga acara atau persidangan rangkaian profesional pada suku ini, dan lakukan sekurang-kurangnya tiga perbualan yang bermakna yang menghasilkan e-mel atau panggilan telefon susulan.
  • Cari mentor yang jalan kerjaya saya ingin dicontohi.

Menguruskan Tekanan

penetapan matlamat-pembantu-kali pertama

Bidang fokus utama yang lain adalah menangani tekanan. Pekerjaan itu bermanfaat tetapi tidak datang tanpa tekanan yang setimpal. Itulah sebabnya Valerie telah menetapkan matlamat di sekitar meditasi:

'Bertafakur akan membantu masa yang besar. Saya menetapkan matlamat untuk bermeditasi setiap pagi pada pukul 8:30, dan ini membantu saya menjadi lebih tenang dan tidak begitu cemas. Adalah baik untuk menjauhkan diri dari pekerjaan anda, bermeditasi sebentar, hanya untuk melangkah dan berehat. '

Matlamat Contoh

  • Meditasi setiap hari selama tiga minggu (sepuluh minit dua kali sehari) menggunakan aplikasi meditasi. Tuliskan tahap tekanan pada akhir setiap hari untuk mengesan kemajuan.

Mudah-mudahan, kami membuat kesimpulan bahawa penetapan matlamat Pembantu Eksekutif adalah langkah penting untuk membuka potensi profesional anda.

Adakah anda pernah mencuba menetapkan matlamat pada masa lalu? Apa yang berjaya? Apa yang tidak?

Beritahu kami dalam komen.