Bagaimana Menjadi Pengurus Pejabat dengan Pengalaman Sifar

Bagaimana menjadi pengurus pejabat

Sekiranya anda mempunyai sedikit pengalaman kerja pentadbiran, anda mungkin tertanya-tanya bagaimana menjadi Pengurus Pejabat. Anda mungkin mendapati diri anda mengemukakan soalan, seperti:



  • Bagaimana anda mendapat pengalaman yang anda perlukan?
  • Bagaimana anda dapat memanfaatkan pengalaman yang anda miliki untuk peranan Pengurus Office?
  • Apa yang boleh anda harapkan setelah anda memulakannya?

Jangan risau - kami ada jawapan untuk soalan ini dan banyak lagi! Profesional bermotivasi dapat mencari cara untuk memanfaatkan pengalaman, kemahiran, dan pengetahuan mereka yang ada untuk memulakan kerjaya yang berjaya sebagai Pengurus Pejabat. Inilah semua yang perlu anda ketahui mengenai memecahkan peranan sebagai Pengurus Pejabat.

(Sekiranya anda seorang Pengurus Pejabat, sertai Kumpulan FB peribadi kami di sini . Ia adalah tempatuntuk berhubung, berkolaborasi, dan berkongsi nasihat mengenai cara mengatasi pelbagai cabaran yang anda hadapi dalam peranan anda.)

Bonus Percuma: Dapatkan versi PDF Laporan Pengurus Pejabat Negeri 2018 . Kami meninjau 572 Pengurus Pejabat untuk menemui 10 jalan yang boleh anda gunakan untuk mencapai matlamat anda dan mengatasi cabaran. Selain itu, pelajari apa yang dibayar oleh Pengurus Pejabat lain (dan bagaimana anda boleh menjana lebih banyak)!



Penerangan Pengurus Pejabat

Ringkasan Peranan

Pengurus Pejabat membantu operasi tempat kerja berjalan lancar dengan menguruskan aliran kerja, hubungan, dan inisiatif strategik. OM mengembangkan dan menguatkuasakan dasar dan memastikan pejabat mereka mendapat sokongan yang diperlukan untuk menjadi persekitaran kerja yang berkembang maju.

Ramai Pengurus Pejabat mendapati diri mereka sendiri menjadi bahagian yang sama penjaga taman pejabat, ahli terapi, perancang parti, pakar gaji, dan banyak lagi.



Pengurus Pejabat sering berperanan sebagai wajah mesra sebenar di pejabat. Mereka mengurus orang, menyelesaikan masalah dan memberikan bahu yang sangat diperlukan untuk 'menangis' dalam situasi sukar di mana pendengar lain kelihatannya sedikit.

Oleh itu, sama ada mencari tahu mengapa kata laluan seseorang tidak berfungsi secara tiba-tiba untuk menyelesaikan konflik antara dua pekerja sokongan utama, tugas-tugas penting seorang Pengurus Pejabat jauh lebih baik untuk memastikan kerja selesai, dan dilakukan dengan baik, di sekitar pejabat .

Mendapat Pengalaman Pengurus Pejabat

Tanggungjawab Khusus

Oleh itu, untuk menentukan dengan tepat apa yang dilakukan oleh Pengurus Pejabat setiap hari, senarai tanggungjawabnya panjang dan berbeza-beza bergantung kepada syarikat, pelbagai pekerjaan, pengalaman OM, dan banyak lagi. Berikut adalah beberapa tanggungjawab yang akan dipikul oleh Pengurus Pejabat pada satu ketika atau yang lain:

idea pesta percutian syarikat kecil
  • Mengendalikan inventori dan pesanan. (Ini termasuk stok barang keperluan pejabat, makanan ringan, bekalan pembersih, dan barang keperluan harian lain.)
  • Mengawasi belanjawan pejabat
  • Menguruskan pasukan pentadbiran pejabat
  • Membangunkan dan melaksanakan prosedur. (Ini termasuk prosedur keselamatan, seperti rancangan evakuasi, protokol keselamatan bangunan, dan banyak lagi.)
  • Menjadi penjaga buku pejabat
  • Membuat laporan dan pembentangan
  • Merancang pesta dan acara
  • Menjaga gaji, membuat invois, dan yang paling penting, memastikan semua orang dibayar
  • Memutuskan skema maklumat dan seni bina syarikat
  • Berhubungan dengan kenalan pejabat utama, termasuk pelanggan, vendor, kakitangan perkhidmatan bangunan, dan banyak lagi
  • Merancang susun atur pejabat, solekan, dan pengubahsuaian
  • Pekerja onboarding dan offboarding
  • Mengendalikan akaun telefon dan e-mel pejabat
  • Merundingkan kontrak dan mengendalikan pengurusan harian
  • Penjadualan bilik persidangan pejabat

Kemahiran utama

Pengurus Pejabat yang mahir

Sebilangan besar Pengurus Pejabat mempunyai beberapa, jika tidak semua, kemahiran utama ini:

  • Tenaga yang tidak dapat dihentikan
  • Kapasiti analisis
  • Kecerdasan emosi
  • Kapasiti untuk memahami dan bertindak terhadap situasi yang melibatkan hubungan maklumat dan interpersonal yang kompleks
  • Berkebolehan mendengar dengan baik
  • Berkomunikasi dalam pertuturan dan penulisan
  • Kebolehsuaian
  • Kecukupan diri
  • Kepimpinan
  • Kelenturan
  • Kehebatan organisasi
  • Pengurusan masa
  • Tindak lanjut untuk mengambil projek dari permulaan hingga selesai
  • Perhatian untuk perincian minda besar dan kecil

Gaji

Menurut Glassdoor, rata-rata gaji asas setiap tahun untuk Pengurus Pejabat adalah $ 53,528 setahun.

Jam

Pengurus Pejabat harus melakukan apa sahaja dan segala yang diperlukan untuk memastikan pejabat berjalan dengan lancar. Tertib yang tinggi ini kadang-kadang disertakan dengan malam yang panjang, awal pagi, dan kadang-kadang, hujung minggu. Walau bagaimanapun, kebanyakan Pengurus Pejabat bekerja pada waktu yang sama dengan pekerja biasa di syarikat mereka. Banyak rata-rata masih 9 hingga 5, tetapi waktu OM akan berbeza seperti pekerja lain di syarikat mereka.


Cara Menjadi Pengurus Pejabat Semasa Anda Baru di Lapangan atau Beralih Peranan

Ambil kursus latihan

Latihan

Kursus membantu anda membina pelbagai kemahiran Pengurus Pejabat yang relevan dalam keadaan tekanan rendah. (Mereka juga membantu anda membina kemahiran yang memerlukan anda beberapa tahun untuk belajar.)

  • Sekiranya kerjaya anda baru ...

Cari kursus yang merangkumi semua kemahiran asas Office Manager. Ini akan membantu anda mempelajari sebahagian besar 'tali' sebelum anda memulakannya. The Sekolah Pentadbir Pejabat Dalam Talian Institut Kerjaya A.S. . Kursus yang komprehensif itu mempunyai banyak bidang yang harus diberi tumpuan oleh Pengurus Pejabat. Kompetensi yang diliputi merangkumi penulisan, matematik, komunikasi, kemahiran komputer, kemahiran hubungan interpersonal, pengurusan fail, dan banyak lagi.

  • Sekiranya anda ingin menukar peranan…

Cari kursus yang merangkumi kemahiran atau kemahiran yang anda ingin mendalamkan. Lihatlah tanggungjawab dan kemahiran utama di atas dan cari item mana yang ingin anda kerjakan. Kehadiran kursus latihan dalam talian memudahkan mencari tawaran untuk hampir semua kemahiran. Sebagai contoh, American Payroll Association menawarkan kursus Mengamalkan Amalan Terbaik Gaji . Kursus ini memanfaatkan kajian kes untuk menambah konteks konsep abstrak. Pengurus Pejabat yang bercita-cita yang ingin menjadi lebih baik dalam merancang mesyuarat boleh melihat Persediaan Peperiksaan Profesional Mesyuarat Pengurusan Bertauliah Persatuan Pengurusan Konvensyen Profesional (CMP) pilihan untuk belajar bagaimana merancang pertemuan yang mengagumkan yang memberi kesan kepada pasukan yang paling sukar digembirakan.

Dapatkan sebiji Persijilan Pengurus Pejabat

Pensijilan Pengurus Pejabat membantu anda menunjukkan kepada bakal majikan bahawa anda mempunyai kemahiran yang diperlukan untuk menjadi Pengurus Pejabat.

Sebagai contoh, IAAP (Persatuan Profesional Pentadbiran Antarabangsa) menawarkan

syarikat kesihatan dan kesihatan teratas

Profesional Pentadbiran yang diperakui (CAP) . Pensijilan ini akan memberi peningkatan kepada kerjaya baru dan kerjaya yang beralih. Sesiapa yang lulus dalam peperiksaan mendalam ini akan diiktiraf sebagai master di lapangan. Sekiranya anda tidak mempunyai pengalaman, sijil ini akan membantu anda membina kemahiran dan juga membuktikan kepada dunia bahawa anda memilikinya.

Menghadiri Acara dan Persidangan Rangkaian

Persidangan dan acara rangkaian mengumpulkan banyak orang yang melakukan apa yang anda lakukan (atau apa yang anda harapkan untuk dilakukan suatu hari nanti). Akibatnya, acara-acara ini memberikan peluang yang tepat untuk meminta petua untuk berjaya. (Dan anda tidak dapat mencipta persekitaran pembelajaran seperti itu, walaupun pejabat besar!)

  • Sekiranya kerjaya anda baru ...

Luangkan diri anda di persidangan menyeluruh untuk bertemu dengan Pengurus Pejabat yang berpengalaman dan pelajari tentang semua kemahiran penting untuk bidang anda. Acara, seperti Pryor Menguruskan Pelbagai Keutamaan, Projek, dan Tarikh Akhir , menjadikan pilihan yang tepat untuk Pengurus Pejabat baru.

  • Sekiranya anda ingin menukar peranan…

Cubalah acara dengan fokus mengembangkan kemahiran kepemimpinan yang dapat membawa karier anda ke tahap seterusnya. Contohnya, Dale Carnegie® Training's Berkeyakinan, tegas, bertanggungjawab: Mengembangkan Sikap Kepemimpinan akan membantu profesional berpengalaman yang berharap dapat mengambil peranan OM membina kemahiran yang diperlukan untuk membuat keputusan yang sukar.


Terdapat jalan menuju kerjaya Pengurus Pejabat yang berkembang, sama ada anda memulakan karier anda dari awal atau beralih dari peranan sebagai Pembantu Eksekutif atau Penyelaras Pejabat. Berikut adalah beberapa petua untuk memulakan anda di mana sahaja anda berada dalam karier anda.

Mula melenturkan kemahiran mendengar anda

Kemahiran mendengar

Sebahagian daripada kumpulan kemahiran tidak rasmi Pengurus Pejabat melibatkan penyediaan terapi di tempat kerja dari semasa ke semasa. Pekerja yang mula membina otot dengan belajar mendengarkan semua orang yang mereka lihat akan lebih mudah untuk menangani tugas ini apabila tiba masanya untuk mengambilnya dengan lebih mudah.

Petua: Ingin mengetahui cara termudah untuk membuat orang terbuka? Senyum dan buat hubungan mata dengan semua orang. Langkah pertama untuk menjadi pendengar utama adalah menjadi orang yang boleh didekati oleh semua orang.

  • Sekiranya kerjaya anda baru ...

Mula bercakap dengan semua orang mengenai apa sahaja. Ajukan soalan terbuka untuk membuat orang berkongsi. Apa yang membuat anda sibuk akhir-akhir ini? Apa yang paling anda teruja untuk bekerja pada minggu ini dan tahun ini? Bersikap ingin tahu, bertanya, dan memperhatikan semua yang dikatakan orang. Semakin anda melakukan ini, semakin mudah untuk belajar dengan tepat apa soalan yang harus diajukan dan mengetahui dengan tepat apa yang orang perlu dengar dalam situasi tertentu.

makanan ringan yang sihat untuk dibawa ke tempat kerja
  • Sekiranya anda ingin menukar peranan…

Sekiranya anda pernah berkeliling pejabat beberapa kali, maka fokuslah untuk menjadikan kemahiran mendengar anda yang sudah mantap secepat mungkin. Matlamat anda adalah membuat orang melihat anda sebagai ' ahli terapi pejabat tidak rasmi 'Dan mempercayai kepercayaan sebelum anda melangkah ke peranan OM.

Untuk mempertajam kemahiran ahli terapi pejabat anda yang cerdas, lontarkan definisi asas anda untuk mendengar. Anda boleh mendengar dengan teliti seseorang dan tetap fokus hanya pada apa yang ingin anda sampaikan seterusnya. Sebaliknya, fokus pada mendengar dan memberi reaksi yang sewajarnya. Semasa seseorang bercakap, fikirkan bagaimana perasaan mereka. Apa yang mungkin mereka ingin dengar agar berasa lebih baik? Sahkan andaian anda dengan mengemukakan soalan sebelum anda memberikan jawapan yang bernas.

Lompat untuk menyelesaikan masalah, walaupun mereka tidak ada kena mengena dengan tugas biasa anda

Penyelesaian masalah

Ketika menghadapi masalah pejabat, kebanyakan pekerja menjadi buta, dan memang demikian; mereka mempunyai terlalu banyak perkara lain untuk dilakukan dan terlalu banyak tarikh akhir yang akan datang untuk menyelami masalah yang timbul pada hari tertentu di pejabat. Namun, ketika anda seorang Pengurus Pejabat, setiap masalah — dari kekacauan di ruang persidangan hingga kesalahan dalam laporan pembayaran gaji — berada di bawah bidang tugas anda. Harapan OM harus membiasakan diri untuk melihat semua masalah pejabat sebagai masalah mereka sendiri. Ini akan membantu mereka membiasakan diri dengan semua perkara yang sesuai, dan juga akan membantu mereka membina kemahiran menyelesaikan masalah yang mereka perlukan untuk menyelesaikan masalah.

Petua: Sebilangan pakar menggunakan Model IDEAL (dan akronim) untuk mendekati sebarang masalah. Berikut adalah langkah-langkahnya:

  • Saya gigihkan masalah
  • D efikasi konteks
  • ADALAH xplore dan menilai penyelesaian
  • KE ct
  • L ook kembali untuk melihat apa yang berjaya
  • Sekiranya kerjaya anda baru ...

Sentiasa mencari masalah dalam semua bidang dan aspek pekerjaan. Semasa anda baru bermula, anda pasti ingin belajar bagaimana menangani pelbagai masalah yang mungkin.

  • Sekiranya anda ingin menukar peranan…

Masalah apa yang menyebabkan anda merasa tidak yakin? Cari masalah tersebut untuk menyelesaikan kemahiran menyelesaikan masalah anda. Anda harus bersedia untuk apa sahaja sebagai Pengurus Pejabat, jadi mempelbagaikan kecekapan anda harus menjadi keutamaan jika anda menukar peranan dan biasa hanya menangani masalah yang sempit.

Sekiranya anda seorang Pengurus Pejabat, kami ingin mengetahui bagaimana anda memulakan! Bantu Pengurus Pejabat yang bercita-cita tinggi dan kongsi kisah anda dalam komen di bawah.

(PS - Sekiranya anda seorang Pengurus Pejabat, sertai FB Group peribadi kami di sini . Ia adalah tempatuntuk berhubung, berkolaborasi, dan berkongsi nasihat tentang bagaimana mengatasi pelbagai cabaran yang anda hadapi dalam peranan anda.)

Bonus Percuma: Dapatkan versi PDF Laporan Pengurus Pejabat Negeri 2018 . Kami meninjau 572 Pengurus Pejabat untuk mengetahui 10 jalan yang boleh anda gunakan untuk mencapai matlamat anda dan mengatasi cabaran. Selain itu, pelajari apa yang dibayar oleh Pengurus Pejabat lain (dan bagaimana anda boleh menjana lebih banyak)!