Bagaimana Menjadi Pembantu Eksekutif, Seperti Dikatakan Oleh Pakar

Penolong Eksekutif

Oleh itu, anda ingin tahu bagaimana menjadi Pembantu Eksekutif (EA)?



Kami tidak terkejut! Pembantu Eksekutif menikmati beberapa kerjaya yang paling pelbagai, menarik, dan mencabar di pasaran - kerjaya yang menarik pelajar dan profesional dengan pelbagai kemahiran dan minat. Peranan Pembantu Eksekutif yang sering menjadi keusahawanan, selalu penting melibatkan:

  • Membuat keputusan perniagaan utama
  • Mempunyai suara utama dalam syarikat
  • Menunjuk arah strategik

Dan itu hanyalah contoh beberapa tanggungjawab Pembantu Eksekutif biasa.

Adakah anda bersedia untuk belajar lebih banyak lagi mengenai Pembantu Eksekutif moden?



Di bawah ini, kami telah menerangkan semua yang perlu anda ketahui tentang bagaimana menjadi Pembantu Eksekutif. Sebilangan besar penemuan ini berasal dari kajian kami Laporan Pembantu Eksekutif Negeri (atau SOTEAR, seperti yang kita sebutkan berkali-kali di bawah). Terdapat sesuatu dalam laporan untuk Pembantu Eksekutif berpengalaman dan juga Pembantu Eksekutif masa depan yang belum lulus kuliah. Kami membuat laporan hanya untuk anda; nikmati!

Cara terbaik untuk membuat, mengesan, dan memantau cadangan dalam catatan ini adalah dengan perisian produktiviti seperti isnin.com .

Siapa Pembantu Eksekutif?

Siapa pembantu eksekutif



seronok mengenali aktiviti anda

Pembantu Eksekutif berasal dari pelbagai kedudukan sebelumnya dan latar belakang pendidikan. Semasa membuat Laporan Pembantu Eksekutif Negeri kami, kami mengkaji pekerjaan masa lalu dan jurusan kolej Pembantu Eksekutif. Kami tidak melihat tren subjek yang menonjol yang mungkin memberi petua Pembantu Eksekutif yang bercita-cita tinggi mengenai perkara yang harus diambil jurusan atau pekerjaan apa yang harus diambil. Namun, kami memerhatikan bahawa kebanyakan Pembantu Eksekutif memasuki peranan mereka dengan banyak pengalaman.

Lebih daripada separuh (54%) EA yang kami kaji untuk membuat laporan mempunyai pengalaman 11 tahun atau lebih; 23% responden mempunyai pengalaman 20 tahun atau lebih. Dengan kata lain, Pembantu Eksekutif telah beberapa kali memasuki blok ini, dan mereka tahu dengan tepat apa yang mereka lakukan.

(- Selesaikan lebih banyak perkara The Assist - buletin mingguan percuma # 1 yang dibuat untuk pembantu oleh pembantu.)

Apa Tepatnya Pembantu Eksekutif buat ?

Itu bergantung. Tidak betul-betul; ia berlaku.

Tugas Pembantu Eksekutif bergantung pada syarikat, eksekutif, atau pasukan eksekutif. Pembantu Eksekutif di firma perhubungan awam mungkin menghabiskan hari merancang acara demi acara, sementara Pembantu Eksekutif di syarikat bukan keuntungan mungkin menghabiskan hari-hari memanggil pegawai kerajaan.

Pembantu Eksekutif

Menurut satu definisi dari Merriam-Webster, Eksekutif adalah 'orang yang menjalankan kawalan pentadbiran atau pengurusan, dan Pembantu adalah' orang yang membantu, atau biasanya memberi sokongan atau bantuan tambahan. ' Oleh itu, seorang Pembantu Eksekutif, pada dasarnya, membantu Eksekutif menguruskan syarikat.

Dalam SOTEAR kami, kami mengetengahkan manifesto daripada pelatih dan pakar Pembantu Eksekutif Adam Fidler . Manifesto beliau menggambarkan inti peranan Pembantu Eksekutif:

'Saya adalah penasihat yang berkecuali dan bebas untuk Eksekutif saya yang membolehkan rutin pengurusan seharian yang meningkatkan keberkesanan ketua saya, dan organisasi secara keseluruhan. Saya beroperasi sebagai pengurus perniagaan sendiri - dan saya merupakan bahagian yang tidak dapat dipisahkan dari pasukan pengurusan. '

Ringkasnya, jawapan pasti dapat mengelakkan kita kerana pembantu eksekutif hampir semuanya melakukannya. Sekiranya anda menjadi pembantu eksekutif sendiri, anda boleh mendapatkan intel dan sokongan yang anda perlukan untuk melakukan semuanya dan melakukannya dengan baik dengan mendaftar The Assist , buletin mingguan percuma yang direka khusus untuk membantu EA melakukan kerja terbaik mereka.

Baca lebih lanjut mengenai beberapa tugas Pembantu Eksekutif yang lebih khusus di bawah.

Pembantu Eksekutif: The Vital Stats

Gaji

Satu kajian yang kami dapati semasa pembuatan SOTEAR kami mengatakan bahawa rata-rata Pembantu Eksekutif memperoleh lebih dari $ 63,000 setahun. (Itu lebih tinggi daripada Pentadbiran Keselamatan Sosial purata kebangsaan terkini.)

Dan ingat: Apabila tiba masanya untuk menerima jawatan Pembantu Eksekutif yang anda impikan, anda sentiasa boleh merundingkan gaji anda. Jadi, julat gaji EA yang akan anda hadapi mungkin sama besarnya dengan pelbagai tugas EA yang mungkin anda laksanakan dalam karier panjang anda.

latihan yang boleh anda lakukan di meja anda

Tugas

Tugas Pembantu Eksekutif

Tugas Pembantu Eksekutif moden merangkumi, tetapi tidak terhad kepada:

Bagaimana Menjadi Pembantu Eksekutif

Kemahiran Pembantu Eksekutif

Sekiranya anda mempunyai cita-cita dan anda ingin meluangkan masa untuk membina pengalaman dan resume anda, maka anda mempunyai bakat Pembantu Eksekutif yang cemerlang. Sekarang anda mungkin ingin mengetahui kemahiran khusus yang anda perlukan untuk membuatnya. Kami membuat anda dilindungi; itu adalah topik utama SOTEAR kami.

Kemahiran Penting

Master multi-tasking: Menurut SOTEAR kami, kemahiran Pembantu Eksekutif yang paling dikehendaki, paling banyak digunakan, dan paling dicari adalah kemampuan untuk melakukan pelbagai tugas. (20% responden kami menyebut multitasking sebagai kemahiran terpenting untuk dikuasai oleh EA.)

  • Mengasah kemahiran anda: Kami mengesyorkan mengisi 'ruang kosong' semasa beberapa tugas dengan tugas sederhana. Daripada melamun ketika seseorang menangguhkan anda semasa panggilan telefon, buka spreadsheet dan buat entri data.

Belajar berkomunikasi: Kemahiran komunikasi juga mendahului senarai responden kami mengenai kemahiran Pembantu Eksekutif yang paling penting untuk dikuasai.

  • Mengasah kemahiran anda: Terdapat banyak cara untuk meningkatkan kemahiran komunikasi anda , tetapi berikut adalah satu EA veteran peraturan mudah yang diketahui untuk digunakan sepanjang hari, setiap hari: Tetap nyata. Kejujuran dan keterbukaan dapat membuat anda jauh.

Kemahiran Pilihan

Pemikiran gambaran besar, keupayaan untuk memproses maklumat dan membuat keputusan dalam konteks tujuan jangka panjang syarikat anda

  • Mengasah kemahiran anda: Rangkaian dalam syarikat anda. Dengarkan dengan teliti setiap perjumpaan yang anda hadiri. Tanyakan soalan sehingga anda benar-benar memahami apa yang sedang berlaku dan apa peranan anda dalam projek yang sedang dijalankan.

Keutamaan, kemampuan untuk memperuntukkan masa anda, dan masa Eksekutif anda, untuk tugas dan aktiviti dengan kesan terbesar pada misi anda.

  • Mengasah kemahiran anda: Sentiasa ingat misi dan objektif syarikat anda setiap masa. Baca setiap hari jika itu membantu. Timbang semua keputusan keutamaan anda terhadap objektif ini.

Jangkaan, keupayaan untuk mengetahui apa yang diinginkan oleh eksekutif anda sebelum mereka melakukannya.

  • Mengasah kemahiran anda: Tanyakan banyak soalan kepada eksekutif anda. Perhatikan reaksi mereka terhadap pelbagai jenis situasi. Perhatikan bagaimana mereka berperilaku ketika mereka stres, gembira, marah, dan sedih. Terapkan penemuan anda untuk menjadikan hidup mereka lebih mudah.

Kecerdasan emosi, keupayaan untuk memahami dan mengurus perasaan diri sendiri dan orang lain.

  • Mengasah kemahiran anda: Dengarkan, jeda, dan pertimbangkan. Ikuti langkah-langkah tersebut semasa berinteraksi dengan rakan sekerja anda, dan IQ emosi anda akan semakin kuat dari masa ke masa.

Penyelesaian masalah dan penyelesaian masalah, keupayaan untuk menerapkan set kemahiran asas untuk menyelesaikan hampir semua masalah yang timbul.

makanan ringan paleo dalam perjalanan
  • Mengasah kemahiran anda: Bina kemahiran menyelesaikan masalah anda melalui pemodelan mental. Bayangkan senario kehidupan sebenar dimainkan dalam persekitaran tekanan rendah. (Itulah yang anda mahu lakukan semasa rehat makan tengah hari anda, bukan?) Membayangkan bagaimana anda akan menyelesaikan masalah apabila tidak ada tekanan dari masalah sebenarnya membina otot penyelesaian masalah anda. Apabila masalah sebenar muncul, anda akan bersedia.

(- Selesaikan lebih banyak perkara The Assist - buletin mingguan percuma # 1 yang dibuat untuk pembantu oleh pembantu.)

Semua Perkara Lain Yang Perlu Anda Ketahui: Pelajaran Teratas dari Laporan Pembantu Eksekutif Negeri Kami

Penolong Eksekutif

Pelajaran teratas dari SOTEAR ini merangkumi semua perkara lain yang perlu anda ketahui untuk melancarkan atau terus berkembang dalam kerjaya Pembantu Eksekutif anda.

  1. Pembantu Eksekutif menikmati gaji yang lebih baik daripada gaji biasa, tetapi mereka merasakan seperti siling kaca. Seperti yang kami katakan di atas, rata-rata Pembantu Eksekutif memperoleh lebih dari $ 63,000 setahun. Pembantu Eksekutif masih mahu menjana lebih banyak wang (siapa yang tidak?), Dan melihat berunding untuk mendapatkan gaji yang lebih tinggi sebagai cabaran utama.
  2. EA adalah kumpulan yang setia. Lebih daripada satu pertiga (34%) responden telah bekerja di syarikat mereka selama lebih dari 5 tahun. Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja , rata-rata pekerja Amerika berada di pekerjaan mereka sekarang selama 4.2 tahun, dan jumlah ini menurun kepada hanya 2.8 tahun apabila anda melihat pekerja berusia 25-34 tahun.
  3. Sebilangan besar Pembantu Eksekutif melakukan tugas yang biasa dilakukan oleh seluruh pasukan pembantu. 52% responden secara langsung menyokong 3 atau lebih eksekutif, dan sebahagian besarnya tidak mempunyai pasukan yang boleh mereka wakili.
  4. Kebenaran penting, tetapi masih sukar bagi Pembantu Eksekutif . Pembantu Eksekutif mengatakan bahawa salah satu cara yang paling berkesan untuk menangani eksekutif yang sukar atau menuntut adalah 'bersikap muka dengan mereka dan menyampaikan kekecewaan anda' (32%). Walau bagaimanapun, maklum balas masih menjadi cabaran. 32% masih tidak selesa memberi maklum balas negatif kepada atasan mereka.
  5. Skop peranan Pembantu Eksekutif telah diperluas. Walaupun kalender, penjadwalan, dan organisasi masih merupakan bagian mendasar dari pekerjaan, menjadi Pembantu Eksekutif pada tahun 2021 sekarang berarti melakukan tugas yang sebelumnya diturunkan ke IT, Operasi, dan bahkan SDM.
  6. Pembantu Eksekutif tidak cukup bercuti. Pembantu Eksekutif yang mengambil lebih banyak percutian dilaporkan kurang tertekan dan lebih senang bekerja, namun 40% penuh mengambil hanya 10 atau kurang hari percutian setahun - jauh di bawah peruntukan rata-rata.
  7. Pembantu Eksekutif suka bahawa pekerjaan mereka membuat mereka tetap berada di jari kaki. Ketika ditanya bahagian pekerjaan apa yang paling mereka sukai, jawapan utama adalah 'cabaran baru' (33%).
  8. Pembantu Eksekutif tidak mendapat maklum balas yang mencukupi, tetapi tidak kerana kekurangan masa. 30% mengatakan mereka hanya mendapat maklum balas tentang bagaimana meningkatkan pekerjaan di tempat kerja setahun sekali, namun 56% responden mengadakan pertemuan tatap muka dengan bos mereka setiap minggu
  9. Pembantu Eksekutif sentiasa dihubungi. Responden memberitahu kami bahawa 'memutuskan hubungan di luar tempat kerja' adalah perkara yang paling sukar untuk dilakukan berbanding dengan 2-3 tahun yang lalu. 52% Pembantu Eksekutif dijangka akan dihubungi di luar waktu kerja. Pembantu Eksekutif yang dijangka akan dipanggil di luar waktu kerja hampir 12% kurang senang dengan atasan mereka daripada Pembantu Eksekutif yang tidak dijangka akan dihubungi. 28% responden mengatakan bos mereka menghubungi mereka di luar waktu kerja atau pada hujung minggu dengan permintaan sekurang-kurangnya dua kali seminggu.

Adakah anda mempunyai nasihat untuk calon Pembantu Eksekutif? Kongsi kebijaksanaan anda dalam komen di bawah!