Panduan Pengurus Projek Definitif untuk Menjalankan Pasukan Jauh

Pengurus Projek Definitif

Sebagai pengurus projek, anda mungkin mempunyai hubungan cinta-benci dengan pengaturan kerja yang fleksibel (FWA).



Walaupun menggunakan pasukan maya dapat membantu anda menarik dan mengekalkan bakat terbaik dari mana saja di dunia, menguruskan pekerja jarak jauh sering menambahkan kerumitan yang signifikan terhadap projek dan memerlukan PM untuk bekerja teknik baru , alat, dan kemahiran insaniah untuk mengatasi cabaran.

Berikut adalah beberapa cabaran besar yang mungkin anda hadapi ketika memimpin pasukan terpencil dan apa yang boleh anda lakukan untuk mengatasinya.

Isi kandungan



1) Berkomunikasi dengan Berkesan Tanpa Interaksi Dalam Orang

Berkomunikasi-Berkesan-Menjalankan Pasukan Jauh

Sebilangan besar pekerja jarak jauh bergantung pada komunikasi bertulis seperti e-mel dan mesej teks. Namun, ini boleh menyebabkan salah faham kerana tidak membenarkan isyarat verbal dan non-verbal seperti nada dan infleksi atau ekspresi wajah dan bahasa badan untuk menyampaikan nuansa dalam mesej.

Pengurus projek harus mendorong dan memfasilitasi persidangan video di kalangan ahli pasukan . Disana ada sebilangan platform persidangan video yang mudah disediakan dan menyediakan ciri seperti video HD, perkongsian skrin dan rakaman. Pastikan ahli pasukan mempunyai akses ke platform persidangan video dan berikan latihan yang diperlukan supaya semua orang dapat menggunakan teknologi dengan cekap.

Salah satu komponen yang paling penting untuk berkomunikasi dengan pasukan terpencil adalah pertemuan satu lawan satu . Mesyuarat ini dapat memberi gambaran kepada pengurus tentang bagaimana setiap anggota pasukan melakukan dan meramalkan masalah yang mungkin menjadi masalah yang lebih besar.



Semasa perjumpaan satu lawan satu, cari petunjuk bahawa pekerja menghadapi cabaran seperti ketinggalan tugas atau mengalami kehabisan. Berikut adalah beberapa cara untuk memastikan mesyuarat 1: 1 ini berkesan:

Dedikasikan masa untuk mesyuarat 1: 1

Terlalu banyak pertemuan adalah wabak bagi komuniti perniagaan, tetapi bagi pengurus projek semestinya terdapat sedikit perkara dalam agenda mereka yang menggantikan pengurusan pasukan mereka. Dengan membatalkan pertemuan ini, pengurus mungkin merasakan mereka membuka masa dalam kalendar mereka untuk masalah yang lebih mendesak. Sebenarnya, sebaliknya berlaku menurut Elizabeth Grace Saunders, jurulatih pengurusan masa.

Saunders menulis dalam Artikel Kajian Perniagaan Harvard bahawa, 'ada beberapa masalah yang jelas muncul dari membatalkan mesyuarat ini berkaitan dengan pekerjaan laporan langsung anda. Tidak mempunyai masa yang dijadualkan dengan anda dapat menyebabkan pekerja mengerjakan sesuatu dengan tidak betul, yang boleh menyebabkan kecemasan yang tidak perlu dan membuang masa untuk memperbaiki kesilapan. Atau boleh menyebabkan penurunan produktiviti kerana pekerja keliru dan tidak jelas mengenai keutamaan mereka dan oleh itu tidak mencapai banyak prestasi. '

'Tidak mempunyai waktu yang dijadualkan dengan Anda dapat menyebabkan pekerja mengerjakan sesuatu dengan tidak betul, yang dapat menyebabkan keadaan darurat yang tidak perlu dan membuang masa memperbaiki kesalahan.'

Tetapkan jangkaan untuk mesyuarat 1: 1 terlebih dahulu

Jangan hanya mengadakan mesyuarat 1: 1 pada jadual anda kerana anda perlu atau polisi syarikat untuk pengurus. Gunakan pertemuan ini untuk membina hubungan dengan ahli pasukan yang jauh sambil memberikan bimbingan dan maklum balas yang berharga.

Luangkan masa untuk menetapkan agenda sebelum mesyuarat dan minta pekerja anda melakukan perkara yang sama. Bagikan agenda itu dengan mereka lebih awal agar anda berdua mempunyai harapan yang jelas mengenai perkara yang akan dibincangkan.

Sediakan item tindakan yang jelas

Sama pentingnya dengan membina hubungan dan mengkaji kerja, Mesyuarat 1: 1 harus diakhiri dengan item tindakan untuk semua yang terlibat . Ini memastikan anda dan pekerja memperoleh nilai dari setiap perbualan ini. Sebagai contoh, anda mungkin telah menyemak salah satu catatan blog terbaru penulis anda dan item tindakannya ialah mereka menulis isi baru menggunakan teknik yang anda bincangkan dengannya.

Mesyuarat 1: 1 anda yang seterusnya mungkin melibatkan tinjauan bagaimana mereka melaksanakan teknik-teknik tersebut di bahagian seterusnya.

Anda juga mesti melibatkan pasukan dalaman anda semasa berkomunikasi dengan kumpulan ahli pasukan yang jauh. Dalam perjumpaan berpasukan, dorong anggota pasukan yang berada bersama untuk memanggil panggilan video supaya semua orang dapat memiliki pengalaman yang sama dan pekerja jauh tidak kehilangan isyarat bukan lisan.

2) Bekerjasama di Lokasi yang berbeza dan Zon Waktu

Kerjasama di Lokasi dan Zon Waktu yang berbeza

Anggota pasukan jauh tidak boleh berjalan ke pejabat rakan mereka berkomunikasi dan bekerjasama . Untuk mengatur kerja berpasukan jauh dengan berkesan, anda perlu menetapkan jangkaan dan menggunakan alat yang betul .

Laksanakan platform kolaborasi berasaskan awan untuk komunikasi masa nyata, perkongsian fail dan banyak lagi. Aplikasi ini merangkumi perisian pengurusan projek (mis., Monday.com), platform komunikasi bersatu (mis., 8 × 8), aplikasi pesanan pasukan (mis., Slack), dan alat perkongsian fail (mis., Dropbox).

Platform ini membolehkan anda menyimpan semuanya di satu tempat untuk mengelakkan miskomunikasi. Ahli pasukan boleh log masuk bila-bila masa dan dari mana sahaja untuk mengikuti semua perbualan untuk mengurangkan kesilapan dan kelewatan.

Juga, bertujuan untuk pertindihan jadual jadi ahli pasukan dari zon waktu yang berlainan dapat mengatur komunikasi masa nyata (mis., panggilan video atau suara) tanpa memerlukan orang bekerja dengan waktu yang ganjil. Dokumentasikan zon waktu pekerja dan waktu kerja, kemudian sorot slot masa bertindih pada kalendar bersama untuk penjadualan yang cekap. Sebagai contoh, ibu pejabat anda boleh berada di EST dan anda mempunyai anggota pasukan terpencil yang tersebar di antara pantai barat dan Eropah. 10:00 EST boleh menjadi masa yang tepat sehingga mesyuarat tidak terlalu awal atau terlambat untuk sesiapa sahaja.

3) Buat Aliran Kerja yang Ditentukan Dengan Baik

Buat-Aliran Kerja-Pengurusan-Projek

Garis pemasangan terlintas di fikiran ketika saya berfikir untuk membuat aliran kerja. Aliran kerja anda harus mudah diikuti proses berulang yang menghasilkan produk yang luar biasa atau memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa. Alur kerja ini mewujudkan struktur yang jelas di sekitar pekerjaan yang dilibatkan oleh pasukan jauh dan merupakan nadi bagi mana-mana pasukan yang berjaya.

Aliran kerja dapat dibuat untuk tugas atau sekumpulan tugas yang diselesaikan menuju tujuan akhir . Contohnya, keseluruhan strategi kandungan anda seharusnya mempunyai aliran kerja yang jelas dari ideasi kandungan, hingga penulisan, penerbitan dan akhirnya promosi. Setiap langkah dalam strategi keseluruhan mungkin memerlukan input ahli pasukan. Aliran kerja yang berpotensi kelihatan seperti:

  • Pasukan pemasaran melakukan penyelidikan mengenai topik yang akan sesuai dengan persona pelanggan sasaran mereka.
  • Topik-topik tersebut dikaji dan diluluskan oleh pihak pengurusan.
  • Pasukan penulisan menghasilkan kandungannya.
  • Kandungan tersebut akan ditinjau untuk sebarang perubahan oleh pasukan pemasaran.
  • Pasukan penulis membuat perubahan yang diminta.
  • Kandungannya diluluskan oleh pasukan pemasaran.
  • Pasukan penulisan menerbitkan kandungannya.
  • Pasukan pemasaran mempromosikan kandungan di saluran media sosial dan e-mel.

Proses ini mungkin memerlukan banyak e-mel, panggilan telefon dan mesyuarat untuk diselesaikan pada masa lalu. Hari ini, teknologi membantu memastikan semua teratur dan automatik dengan alat seperti isnin.com dan Sarang . Ini platform pengurusan projek memberi kemampuan kepada pasukan untuk membuat aliran kerja berulang untuk projek tertentu, memberikan tugas kepada ahli pasukan, membuat tarikh akhir dan menyediakan pengurus projek dengan ketelusan yang lengkap.

4) Kendalikan Projek Anda Dengan Anggota Pasukan yang Betul

Kendalikan Projek Anda Dengan Anggota Pasukan yang Betul

Faktor terbesar untuk berjaya pastinya pasukan, tetapi tidak semua orang bekerja dengan baik di persekitaran yang terpencil. Seorang pekerja yang berprestasi baik di persekitaran pejabat mungkin tidak semestinya sama berkesan dalam pasukan yang jauh.

Semasa merekrut projek, pastikan ahli pasukan mempunyai gabungan etika kerja, kecekapan teknikal, dan sifat peribadi yang tepat untuk kerja jarak jauh. Berikut adalah beberapa perkara yang perlu dipertimbangkan ketika mencari ahli pasukan jauh:

Cari pelaku

Orang-orang hanya menyelesaikan sesuatu. Tidak kira sama ada mereka bekerja dari pulau terpencil atau dari tempat tidur mereka di rumah. Orang-orang ini tidak memerlukan pengurusan mikro atau penugasan tugas selain tujuan keseluruhan organisasi dan panduan mengenai arahan mereka. Menambah pelaku akan meningkatkan produktiviti kerja secara keseluruhan pasukan.

Anda dapat melihat pelaku dengan cara mereka bertindak balas terhadap tugasan. Katakan bahawa anda baru sahaja mengadakan pertemuan langsung di mana anda mengumumkan barisan perniagaan baru yang akan dilancarkan syarikat dalam 60 hari. Pelaku akan segera pergi bekerja dan mendekati pasukan pengurusan mereka dengan idea, strategi dan pertanyaan. Orang yang tidak melakukan akan meneruskan hari mereka dengan menunggu tugas baru yang berkaitan dengan pengumuman.

Cari orang yang boleh anda percayai

Kepercayaan adalah kunci dalam tenaga kerja yang jauh. Anda harus mempercayai bahawa orang yang bekerja di luar pejabat anda melakukan apa yang mereka katakan. Pasti, anda dapat memantau sebahagiannya dalam produk kerja yang mereka sampaikan, tetapi anda tidak tahu sama ada mereka meletakkan jam atau bekerja setengah hari di rumah untuk menghasilkan minimum.

Anda harus mempercayai pekerja jarak jauh agar keseluruhan konsep dapat berfungsi. Sebaliknya, pihak pengurusan harus menunjukkan kepercayaan dengan orang yang diupah. Pengurusan perlu menetapkan jangkaan yang jelas dan jelas untuk kerja-kerja jarak jauh dan kemudian mempercayai bahawa mereka memenuhi harapan tersebut.

Cari orang yang boleh menulis

Tidak seperti pejabat yang terletak di lokasi di mana maklumat dikongsi secara lisan, tenaga kerja jauh berkongsi sebahagian besar maklumat melalui e-mel dan perbualan bertulis. Pekerja jarak jauh yang dapat menjelaskan sesuatu dan memberikan arahan secara bertulis adalah mustahak untuk komunikasi dalam pasukan terpencil.

Cari orang yang boleh bekerja tanpa persekitaran sosial

Tidak ada keraguan bahawa persekitaran kerja yang jauh kurang sosial daripada persekitaran yang terletak bersama. Orang-orang di pasukan terpencil semestinya selesa bekerja di persekitaran seperti itu - bahkan berkembang di dalamnya. Ini tidak bermaksud bahawa pekerja jarak jauh anda harus benar-benar dimatikan dari anggota pasukan yang lain. Anda masih harus memupuk bersosial melalui ruang 'penyejuk air' digital seperti saluran Slack seluruh pasukan, pesta maya , dan sidang video Jumaat jam gembira. Ini akan memastikan semangat dan budaya syarikat antara pekerja terpencil diperkukuhkan.

Minta pertolongan dari HR, serta sumber pengambilan , untuk mengenal pasti pekerja yang sesuai untuk peranan jauh. Carilah orang yang bermotivasi diri, mempunyai kemahiran komunikasi lisan dan tulisan yang baik, selesa dengan teknologi komunikasi, dan mempunyai kemahiran pengurusan masa yang sangat baik.

Semasa mengambil peranan jauh, lakukan wawancara secara langsung atau video untuk mengukur kemahiran interpersonal calon. Juga, gunakan penilaian dalam talian untuk menilai tahap motivasi diri mereka dan sifat-sifat lain yang akan menjadikan mereka ahli pasukan anda yang berkesan.

5) Fahami Teknologi Anda

Atasi Cabaran Berkaitan Teknologi

Dari saat pertama itu proses onboarding jarak jauh , pengurus projek yang kuat mesti menyedari bahawa menjalankan pasukan jarak jauh yang berkesan bermaksud bergantung pada teknologi yang dapat menimbulkan cabaran dari semasa ke semasa. Walaupun cabaran ini dapat menguji anda, mereka pasti akan membantu anda menjadi pemimpin yang lebih baik untuk pasukan terpencil anda. Kami telah menetapkan beberapa bidang utama yang memerlukan perhatian lebih untuk unggul dalam jangka panjang.

Menyediakan Onboarding yang Komprehensif

Sama ada anda mengambil anggota pasukan jarak jauh yang baru atau menukar pekerja semasa ke pasukan maya, setiap orang harus memahami pelbagai proses dan dasar yang berkaitan dengan kerja jarak jauh.

Mendokumentasikan semua prosedur dan membaginya di lokasi terpusat. Mengautomasikan proses untuk menyelaraskan aliran kerja, mengelakkan kemacetan, dan memastikan bahawa tidak ada apa-apa yang dapat dilalui. Menetapkan garis panduan komunikasi supaya ahli pasukan memahami cara menggunakan alat yang betul untuk tujuan yang berbeza dan masa tindak balas yang sesuai.

Berikan latihan komprehensif mengenai pelbagai platform komunikasi dan kolaborasi yang digunakan oleh pasukan maya dan teruskan semua orang mengemas kini mengenai ciri terkini untuk meningkatkan kecekapan kos. Adalah penting agar semua orang menyimpan semua perbualan di lokasi terpusat untuk mengelakkan salah komunikasi atau perlu mengulang arahan.

Akhir sekali, kerana ahli pasukan perlu menyambung ke sistem anda dari jauh menggunakan peralatan dan rangkaian mereka sendiri, jangan mengabaikan kepentingan keselamatan siber sehingga anda dapat melindungi maklumat sensitif dan data pelanggan untuk mengelakkan kos pelanggaran data yang tinggi. Berikut adalah beberapa protokol keselamatan siber yang boleh anda buat dengan pasukan jauh anda:

Pengurusan kata laluan yang kuat

Kata laluan lemah disebabkan 30% daripada jangkitan ransomware pada tahun 2019 sahaja. Banyak orang mengulangi kata laluan di banyak akaun dalam talian yang mereka gunakan untuk tujuan perniagaan dan peribadi. Ini menimbulkan ancaman keselamatan siber yang besar untuk individu dan perniagaan. Di samping itu, hanya 12% orang yang memanfaatkan pengurus kata laluan. Perniagaan perlu meletakkan dasar kata laluan seperti menghendaki ahli pasukan menggunakan pengurus kata laluan seperti LastPass . Pengurus kata laluan ini menghasilkan kata laluan yang sangat sukar untuk setiap akaun dalam talian yang mereka miliki dan menyulitkannya untuk tujuan keselamatan.

Pengelakan laman web yang mencurigakan

Tidak syak lagi bahawa pasukan jauh anda akan mencari di internet untuk tujuan perniagaan dan peribadi. Ini akhirnya membuka peranti mereka kepada ancaman siber yang berpotensi dari laman web berbahaya. COVID-19 adalah contoh sempurna untuk ini dengan beribu-ribu laman web COVID-19 palsu muncul secara berterusan. Selain mempunyai semua anggota pasukan jauh memasang alat keselamatan siber seperti McAfee pada peranti mereka, mereka juga harus mendapat latihan mengenai laman web yang diluluskan di mana mereka boleh mendapatkan kemas kini mereka.

Sambungan selamat

Pasukan jauh anda mungkin tersambung ke internet dari lokasi yang tidak selamat ketika mengerjakan tugas perniagaan. Ini menimbulkan ancaman siber besar kerana penggodam dapat memintas maklumat dengan mudah mengenai titik akhir ini. Pertama, dasar anda harus semua pekerja jarak jauh hanya mengakses internet dari tempat sambungan yang selamat. Kedua, sediakan semua ahli pasukan jauh dengan penyelesaian VPN bahawa mereka diharuskan menggunakan setiap kali menyambung ke internet untuk tujuan perniagaan.

Onboarding adalah langkah penting untuk mendapatkan ahli pasukan jauh yang baru dengan cepat menyesuaikan diri dengan alat, aliran kerja dan protokol keselamatan anda. Memasukkan secara mendalam pada awalnya mereka bergabung dengan pasukan akan menyebabkan kurang sakit kepala di jalan.

Kesimpulannya

Memimpin pasukan jauh boleh mencabar kadang-kadang. Namun, dengan strategi dan teknologi yang tepat, anda dapat mengakses bakat terbaik dan memanfaatkan banyak faedah menggunakan tenaga kerja jauh dengan membolehkan pasukan anda berkolaborasi dengan lancar dan memastikan projek anda tepat waktu dan sesuai anggaran.