Panduan 8 Langkah Lengkap Untuk Mengadakan Mesyuarat Maya Berkesan Pada 2021 [Dengan Senarai Semak]

Senarai Semak Mesyuarat Maya

Mesyuarat maya kelihatan seperti futuristik…



Adakah 'maya' bermaksud kita semua berkumpul melalui hologram seperti yang mereka lakukan dalam filem fiksyen sains?

ia selalu muzikal cerah

Adakah kita memakai alat dengar untuk memasuki pejabat maya yang mempunyai perabot dan pemandangan yang sedikit lebih baik daripada kita pejabat sebenar ?

Semakin banyak orang mula bekerja dari rumah , banyak daripada kita bertanya:



Apa itu perjumpaan maya?

Mesyuarat maya adalah peristiwa yang menyatukan orang melalui internet atau rangkaian digital, biasanya untuk mencapai objektif bersama. Mesyuarat maya yang teratur membolehkan orang berkolaborasi dan berkongsi maklumat dalam masa nyata tanpa perlu berada di lokasi fizikal yang sama.

Monica Linares dari kami Keadaan kumpulan Facebook Pembantu Eksekutif menerangkan lebih lanjut:

'Mesyuarat maya menghubungkan kita apabila kita tidak dapat bersama kerana pandemi, jarak jauh, cuaca tidak menentu, dan penyekat lain. Apabila dirancang dengan baik, pertemuan ini dapat membantu kita mengatasi halangan spasial untuk menjaga hubungan kerja, kesinambungan perniagaan, dan kolaborasi produktif. '



Betul! Merancang adalah rahsia untuk mendapatkan nilai maksimum dari pertemuan maya anda.

Ingin mendengar rahsia lain?

Perancangan tidak perlu sukar kerana kami telah menguraikan semua langkah untuk anda.

Untuk menjadikan perjumpaan maya anda seefektif mungkin, lihat langkah terperinci di bawah dan muat turun senarai semak kami yang boleh ditindaklanjuti.

Lihat Senarai Semak Mesyuarat Maya 8 Langkah Kami

Isi kandungan

Senarai Semak Mesyuarat Maya Anda

Apa yang anda mahu capai semasa perjumpaan maya anda g ?

50 sen zakar dihidupkan

Melakukan-Premetting-Pemeriksaan

Matlamat anda mungkin 'lembut' (mendapatkan beberapa aspek yang berkualiti dengan rakan sekerja) atau mungkin 'sukar' (mencapai kata sepakat mengenai strategi penjualan tahunan yang diubah), tetapi bagaimanapun juga, rancangan permainan perjumpaan maya akan membantu anda melakukan perkara yang perlu anda lakukan.

Mesyuarat maya disertakan dengan segelintir halangan khusus - cabaran teknologi, penglibatan rendah, dan aliran pertemuan yang terputus - yang boleh menjadi antara objektif dan objektif anda.

Bercakap dengan Inc., jurulatih pakar Lee E. Miller merumuskan masalah dengan sempurna:

“Kesalahan terbesar yang dilakukan orang adalah menganggap bahawa mempengaruhi ketika anda bertemu secara langsung sama dengan mempengaruhi ketika anda berinteraksi secara hampir. Ianya bukan. Peraturannya berbeza kerana orang bertindak balas berbeza ketika mereka berinteraksi secara hampir. '

psiko mari doo lap lagi

Senarai semak ini akan membantu anda mengatasi cabaran mesyuarat maya.

Langkah 1: Tuliskan butirannya

Lakukan ini: 1-2 minggu sebelum perjumpaan maya anda

Nail-Down-The-Details

Mengapa :

  • Menyatakan butiran akan membantu anda mengenal pasti cara untuk mengatasi cabaran perjumpaan maya, termasuk:
    1. Kesukaran teknologi
    2. Gangguan dan gangguan
    3. Kekurangan aliran percakapan (Sekiranya tidak ada petunjuk fizikal, orang cenderung untuk bercakap dan mengganggu satu sama lain)

Bagaimana untuk :

  • Bayangkan bagaimana mesyuarat anda akan berjalan dari awal hingga akhir dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang dinyatakan di bawah.
  • Mendokumentasikan aliran anda untuk rujukan semasa langkah perancangan masa depan.

Teknologi dan peralatan :

  • Ketahui bagaimana alat perjumpaan maya ini berfungsi.
  • Berkongsi arahan alat asas dengan peserta.
  • Pertimbangkan kemampuan alat anda yang membolehkan anda lakukan:
    1. Redamkan / nyahaktifkan peserta
    2. Matikan video peserta
    3. Ketepikan peserta sekiranya perlu
    4. Tetapkan latar belakang
    5. Sekiranya anda perlu menggunakan platform perisian lain semasa perjumpaan maya, pertimbangkan untuk menggunakan platform kolaborasi seperti Sedap .
    6. Pilih suasana netral / profesional di mana anda boleh menjadi tuan rumah mesyuarat dengan sedikit gangguan
    7. Uji alat perjumpaan anda di komputer anda

Petua Pro: Terdapat banyak platform perjumpaan maya komprehensif yang sempurna untuk mengatur pertemuan dengan peserta jarak jauh di beberapa lokasi. Sekiranya anda mencari pilihan yang boleh dipercayai, Nextiva menawarkan persediaan pantas dan pengalaman pengguna keseluruhan yang hebat.

Perisian Nextiva-Remote-Work-Work

lagu tentang disalahgunakan

Pertunangan:

  • Buat senarai semak peserta untuk ditandakan semasa orang bercakap. Hubungi orang yang belum mendapat giliran.
  • Rancang untuk mengambil senarai pada awal perjumpaan supaya semua orang dapat mengucapkan 'salam.'
  • Kembangkan jadual perjalanan pendek dan objektif untuk dihantar bersama jemputan mesyuarat anda. Semua hadirin mesti mengetahui:
    1. Tujuan perjumpaan
    2. Topik apa yang akan anda bahas
    3. Berapa lama perjumpaan akan berlangsung

Petua Pro: Menambah agenda mesyuarat secara langsung ke dalam kalendar jemputan adalah cara yang baik untuk memberi tahu para peserta mengenai apa yang akan diadakan dalam mesyuarat dan juga bertindak sebagai rujukan berguna sekiranya mereka memerlukan peringatan.

  • Tetapkan harapan peserta.
    1. Adakah anda akan menjemput para hadirin untuk pergi selepas beberapa bahagian mesyuarat? (Ini dapat meningkatkan penglibatan)
    2. Adakah anda akan meminta para hadirin untuk bergilir bercakap?
    3. Anda boleh menggunakan fungsi membungkam atau mengangkat tangan peserta untuk memudahkan giliran.

Penyelesaian masalah :

  • Komited untuk menunggu hanya sekitar 3 minit sebelum memulakan perjumpaan anda.
    • Bisukan semua peserta semasa masuk untuk mengelakkan tergelincir ketika orang yang lambat masuk.
  • Minta seseorang menyederhanakan e-mel dari peserta yang tidak dapat berhubung.
    • Sebagai tuan rumah, anda tidak akan dapat memimpin pertemuan yang menarik sambil memberikan sokongan IT.
  • Mintalah seseorang (mungkin penyederhana e-mel anda) untuk membantu membungkam peserta yang telah membuat suara latar yang mengganggu selama 3 minit atau lebih. (Meminta orang-orang ini untuk membungkam diri hanya akan mengganggu mesyuarat)
  • Minta seseorang menjadi rakan kongsi anda. Semasa anda memberi tumpuan untuk merangkumi perkara penting, orang ini dapat memantau penglibatan.
  • Berkomitmen untuk 'mengenal pasti dan menghapuskan' strategi penyelesaian masalah untuk cabaran yang tidak dijangka.
    1. Waktu perjumpaan yang terhad tidak memberikan ruang untuk bergerak menyelesaikan masalah yang memakan masa.
    2. Contohnya, jika seseorang tidak dapat berhubung, cukup beritahu mereka bahawa anda akan merindui mereka dan mengingatkan mereka bahawa anda akan menghantar ringkasan mesyuarat.

Langkah 2: Hantar jemputan mesyuarat maya

Lakukan ini: 1-2 minggu sebelum perjumpaan maya anda

Menghantar Mesyuarat-Maya

Mengapa :

  • Oleh itu, para hadirin dapat membuat persediaan dan bersemangat. (Ini juga akan membantu proses perancangan anda untuk mendapatkan jumlah yang besar!)

Apa yang perlu disertakan :

  • Tarikh dan masa mesyuarat.
  • Format teknologi.
  • Sertakan pautan untuk menyambung dan juga arahan yang anda buat dalam Langkah 1.
  • Sekiranya anda belum membuat arahan, berikan pautan ke laman web utama alat atau panduan pengguna.
  • Harapan hadirin. (Terutama jika anda memutuskan untuk melaksanakan giliran pembesar suara)
  • Jadual perjumpaan.
  • Memenuhi objektif.

Langkah 3: Hantar peringatan mesyuarat maya

Lakukan ini: 24 jam sebelum mesyuarat maya anda

Hantar-Peringatan-Mesyuarat-Peringatan

Mengapa:

  • Ini membantu meningkatkan kesedaran dan mengingatkan para peserta untuk bersiap sedia.

Apa yang perlu disertakan:

  • Permintaan untuk semua orang menguji teknologi mesyuarat.
  • Butiran yang dinyatakan dalam jemputan mesyuarat yang asal.

Langkah 4: Lakukan pemeriksaan pra-mesyuarat

Lakukan ini: 15 minit sebelum perjumpaan maya anda

Mengapa:

  • Ini sama seperti mendirikan bilik mesyuarat fizikal sebelum hadirin tiba. Anda mahu bersiap sedia untuk memulakan sebaik sahaja peserta anda yang paling awal tiba.

Bagaimana untuk:

  • Log masuk ke pertemuan anda dengan rakan tuan rumah dan moderator anda.
  • Periksa mikrofon dan pembesar suara anda.
  • Sahkan tetapan mesyuarat anda, termasuk tetapan peserta (mematikan / mematikan kamera) yang anda inginkan.
  • Lancarkan ruang menunggu jika teknologi anda membenarkan. (Sekiranya ada yang masuk beberapa minit lebih awal, itu tidak akan menjadi masalah)
  • Ulas aliran dan jadual mesyuarat anda buat kali terakhir.

Langkah 5: Mulakan gaya perjumpaan maya anda

Lakukan ini: Pada permulaan perjumpaan maya anda

Mulakan mesyuarat maya anda dengan penuh gaya

Mengapa :

Bagaimana untuk :

  • Lakukan panggilan terus untuk memberi peluang kepada semua orang untuk tersenyum dan saling menyapa.
  • Sampaikan pemecah ais yang anda pilih dalam Langkah 1.

Idea Tambahan :

  • Mainkan muzik
  • Main sedikit perkara remeh
  • Ikuti tinjauan pendapat atau kuiz
  • Adakan pesta tarian maya
  • Kongsi video lucu untuk membuat semua orang ketawa

Langkah 6: Jadilah tuan rumah mesyuarat maya terbaik yang pernah ada

Lakukan ini: Semasa perjumpaan maya anda

merotan dan mematikan sesuatu yang dirotan

Host-Mesyuarat Terbaik-Maya

Mengapa :

  • Pengehosan benar-benar membuat atau mematahkan mesyuarat maya. Tuan rumah mengatur langkah dan nada dan dapat mempengaruhi tahap keterlibatan, membuat orang bercakap dan tidak melihat telefon mereka.

Bagaimana untuk :

  • Ikuti aliran dan jadual perjumpaan anda. Kenapa? Ini menjadikan pertemuan anda terasa teratur dan bertujuan.

Gunakan strategi / teknik ini untuk membuat peserta anda merasa selesa :

  • Senyum.
  • Berpakaian seperti yang anda lakukan untuk perjumpaan orang.
  • Bercakap lebih perlahan daripada yang anda sendiri.
  • Redamkan pemberitahuan untuk semua aplikasi anda yang lain.
  • Fokus hanya pada mesyuarat sepanjang tempohnya.
  • Bercakap dengan jelas dan ke mikrofon anda.
  • Panjangkan jeda setelah semua yang anda katakan untuk memberi banyak masa kepada orang untuk mempertimbangkan.
  • Buat 'kontak mata' dengan melihat ke dalam kamera anda.
  • Sering bertanya jika ada yang mempunyai pertanyaan atau pemikiran tambahan. (Mesyuarat maya kadangkala terasa seperti rancangan televisyen atau persembahan. Pertanyaan dan arahan mengingatkan orang bahawa mereka adalah peserta aktif dan bukan pengguna pasif.)
  • Ambil selfie berkumpulan (hanya gambar skrin anda) setiap 15 minit untuk menarik perhatian dan kontak mata.
  • Bercakap dengan tangan anda untuk mendorong peserta melihat anda dan membuat hubungan mata.
  • Elakkan melihat diri anda. (Sembunyikan pandangan anda jika anda mesti)
  • Akui sumbangan penceramah dengan anggukan senyap. (Komen lisan akan melambatkan mesyuarat, tetapi pengesahan fizikal memberitahu para hadirin mengetahui bahawa mereka telah didengar.)
  • Hubungi hadirin yang tidak berkesempatan untuk mengatakan apa-apa.
  • Sekiranya mesyuarat anda panjang, berehat sebentar.
  • Gunakan pemecah ais tambahan atau jenaka pemecah ais untuk melibatkan peserta yang menginap di meja mereka.

Mahukan lebih banyak petua? Cuba hack beberapa teknik ini untuk bertindak menggunakan kamera.

Langkah 7: Jangan hanya mengakhiri mesyuarat maya anda - tutup

Lakukan ini: Sebelum anda keluar dari mesyuarat maya anda

Tamat-Mesyuarat-Maya-Anda

Mengapa :

  • Format maya membolehkan kami meninggalkan mesyuarat dengan satu klik butang dengan mudah. Elakkan desakan untuk menekan butang itu dan melantun. Tutup rapat anda dengan tujuan dan kawalan.

Bagaimana untuk :

  • Tanya jika ada yang mempunyai idea lain untuk ditambahkan.
  • Ringkaskan perkara penting.
  • Ringkaskan langkah seterusnya dan jelaskan pihak yang bertanggungjawab.
  • Beritahu hadirin bahawa anda akan menghantar e-mel susulan sebentar lagi supaya mereka tahu untuk memerhatikannya.

Langkah 8: Ikut serta-merta

Lakukan ini: Selepas mesyuarat maya anda berakhir

Susulan-Segera

Mengapa :

  • Mengikuti dengan segera membantu anda teruskan pertunangan sementara para hadirin telah membuat perjumpaan anda segar dalam fikiran mereka.

Apa yang perlu disertakan dalam e-mel susulan :

  • Ringkasan minit mesyuarat .
  • Ringkasan langkah seterusnya.
  • Pencapaian perjumpaan utama. (Dengan sedikit keberuntungan, ini akan sesuai dengan objektif pertemuan utama anda)
  • Rakaman. (jika berkenaan)
  • Pautan tinjauan kepuasan atau hanya permintaan untuk menghantar e-mel kepada anda secara langsung dengan maklum balas. (Adakah perjumpaan ini berguna? Mengapa atau mengapa tidak?)

Langkah susulan tambahan :

  • Hubungi sesiapa sahaja yang menghadapi masalah untuk menyambung ke acara dari mereka rumah pejabat .
  • Sudah tentu mereka akan disertakan dalam e-mel susulan utama anda, tetapi permintaan maaf tambahan adalah sentuhan yang bagus.

Lihat Senarai Semak Mesyuarat Maya 8 Langkah Kami

Orang Juga Menanyakan Soalan Ini Tentang Perjumpaan Maya

S: Apakah kelebihan mesyuarat maya?

S: Berapa lamakah perjumpaan maya berlangsung?

  • J: Mesyuarat maya tidak boleh berlangsung lebih dari satu jam. Pecah perjumpaan anda menjadi segmen 15 minit dan berehat sebentar untuk memastikan para hadirin bertenaga. Bersedia untuk menggunakan pertimbangan anda. Sekiranya anda merasakan pertunangan telah merosot, mungkin akan lebih produktif dalam jangka masa panjang untuk mengakhiri mesyuarat anda lebih awal.

S: Bagaimana saya menjadikan perjumpaan maya menjadi interaktif?

  • J: Jadikan perjumpaan maya interaktif dengan merancang setiap aspek mesyuarat anda dengan teliti. Ini termasuk memahami teknik hosting yang membuat orang selesa dan mengenal pasti strategi pertunangan yang mendorong penyertaan.

S: Bagaimana saya tahu sama ada mesyuarat maya saya berkesan?

  • J: Ketahui apakah mesyuarat maya anda berkesan dengan meminta maklum balas dalam e-mel susulan mesyuarat anda. Anda juga boleh mengambil langkah untuk menjadikan pertemuan anda seefektif mungkin dalam proses perancangan.

S: Apakah langkah pertama untuk mengadakan perjumpaan maya yang berkesan?

S: Mengapa mesyuarat maya berfungsi pada tahun 2021?

  • J: Mesyuarat maya berfungsi pada tahun 2021 kerana keperluan kita untuk bertemu dari jauh lebih besar daripada sebelumnya, teknologi perjumpaan kita lebih baik daripada sebelumnya, dan pengetahuan kita tentang apa yang membuat pertemuan maya berjaya bertambah setiap hari.

S: Apa yang saya perlukan untuk memulakan perjumpaan maya?

  • J: Untuk memulakan perjumpaan maya, anda memerlukan ruang kerja yang rapi, komputer riba atau komputer meja, sambungan internet yang boleh dipercayai, perisian perjumpaan maya, peserta mesyuarat, dan soalan pemecah ais yang baik untuk memulai. Cari langkah lain untuk merancang perjumpaan maya.

S: Adakah terdapat cara untuk meningkatkan penglibatan pekerja jauh dalam mesyuarat maya saya?

  • J: Tingkatkan penglibatan pekerja jarak jauh dalam perjumpaan maya anda dengan mengambil gulungan, menggunakan soalan pemecah ais, berkongsi jadual dan objektif mesyuarat anda, dan memoderasi mesyuarat anda dengan teliti untuk memastikan semua orang mengambil bahagian.

S: Apakah tujuan perjumpaan maya?

  • J: Tujuan perjumpaan maya adalah untuk mendekatkan orang secara digital untuk membincangkan isu-isu penting, mencapai matlamat penting, atau membina dan mengekalkan hubungan pejabat yang sihat.

S: Bagaimana saya harus memulakan mesyuarat maya saya?

  • J: Anda harus memulakan perjumpaan maya anda dengan mengambil gulungan dan mengemukakan soalan pemecah ais pendek. Ketahui cara merancang, menjadi tuan rumah, dan menamatkan mesyuarat maya anda.

S: Bagaimana saya harus menamatkan mesyuarat maya saya?

  • J: Tamatkan pertemuan maya anda dengan mengumpulkan pemikiran terakhir dan meringkaskan perkara penting dan langkah seterusnya. Anda juga harus merancang untuk menghantar e-mel susulan sejurus selepas mesyuarat. Dapatkan lebih banyak petua perancangan mesyuarat maya awal hingga akhir.

Adakah ada perkara yang kita terlepas? Tolong beritahu kami dalam komen!