16 Kemahiran Yang Tidak Dinafikan Dari Pembantu Tadbir Terbaik Pada 2021

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

Pembantu Tadbir yang hebat boleh menjadi senjata rahsia syarikat.



'Pembantu Tadbir' dulu sinonim dengan perkara seperti penjadualan, pembukuan, dan mengatur perjalanan. Tidak begitu hari ini .

Walaupun fungsi-fungsi ini masih merupakan bahagian penting dalam tugas ini, hari ini pentadbir ditugaskan lebih banyak lagi. Selalunya, Pentadbir menjalankan fungsi strategik barisan hadapan yang secara tradisional diturunkan ke HR atau operasi - seperti menaiki pekerja baru dan perancangan acara.

Pentadbir zaman moden juga sering ditugaskan untuk mengurus budaya syarikat dalaman dan jarak jauh melalui perisian pengiktirafan pekerja suka perhimpunan - yang percuma.



rawatan ulang tahun yang sihat untuk bekerja

Semakin banyak, mengekalkan budaya pejabat yang positif sangat penting untuk merekrut dan mengekalkan bakat terbaik, melibatkan pekerja , dan memberi inspirasi kepada mereka untuk melakukan yang terbaik. Pentadbir syarikat sering ditugaskan dengan tanggungjawab yang berkaitan dengan budaya seperti merancang di luar laman web, mengurus faedah seperti makanan ringan pejabat , dan secara amnya mengekalkan suasana pejabat.

Apabila menyedarinya, Pentadbir diharapkan dapat memastikan semuanya berjalan lancar, tidak kira apa pun yang diperlukan. Fikirkan mereka seperti 'pemain utiliti' di besbol. Mereka adalah Jacks- dan Jills-of-all-trade, diharapkan dapat menunjukkan prestasi yang tinggi dalam banyak situasi yang berbeza.

(- Selesaikan lebih banyak perkara The Assist - buletin percuma mingguan # 1 yang dibuat untuk pembantu oleh pembantu.)



Oleh itu, masuk akal bahawa Pentadbiran hari ini memerlukan pelbagai kemahiran untuk berjaya dalam peranan yang mencabar ini.

Tetapi apakah senarai kemahiran pentadbiran itu? Dan apa yang memisahkan pentadbir yang baik dari yang hebat? Idea pengembangan profesional untuk pembantu tadbir mana yang harus anda ikuti?

Itulah yang kami tanyakan kepada komuniti pentadbir rockstar kami. Inilah kemahiran untuk pembantu tadbir yang benar-benar membayar bil.

Kami baru-baru ini meninjau lebih dari 1,273 Pembantu Eksekutif di kumpulan Facebook State of The Executive Assistant kami dan mendapati bahawa isnin.com adalah alat produktiviti kegemaran mereka untuk digunakan.

Isi kandungan

1. Mengetahui Semua Sumber

Semasa anda menjadi pembantu tadbir, setiap orang selalu bergantung pada anda untuk mempunyai penyelesaian untuk setiap masalah atau alat yang akan digunakan untuk setiap keperluan.

Pentadbir yang menonjol tetap mendahului permintaan dengan menyimpan pangkalan data atau fail Excel alat berguna dan sumber sumber.

Lancarkan senarai masuk sendiri dengan beberapa 'senjata rahsia' pentadbir kegemaran kami.

The Assist : Pertimbangkan buletin freemium mingguan ini sebagai jalan pintas anda untuk mengetahui tentang semua sumber, termasuk perisian yang berguna dan teknologi penjimatan masa. Ikuti perkembangan dengan memberikan sejumlah sumber, dihantar kepada anda melalui pinggan perak (e-mel yang diformat dengan indah) setiap minggu. Daftar secara percuma di sini!

Sumber berguna lain:

2. Penyelesaian Masalah Kreatif

Sekiranya anda ingin belajar bagaimana menjadi pembantu pentadbiran yang baik pada tahun 2021, maka penyelesaian masalah harus ada di kotak alat anda. Oleh kerana tanggungjawab utama Pentadbir adalah menjaga segala sesuatu, penyelesaian masalah adalah kemahiran yang sangat diperlukan. Dengan kerja jarak jauh dan jadual fleksibel yang semakin meningkat, tempat kerja moden hari ini menuntut jenis pemikiran kreatif baru untuk memastikan semuanya berjalan lancar.

Chelsea Hnat, Pembantu Eksekutif CEO untuk Memajukan Eksekutif Wanita, memberitahu kami mengapa:

chelsea-hnat'Pembantu tadbir berada dalam kedudukan yang unik untuk menjadi polimath - mereka tahu mengenai banyak aspek persekitaran kerja mereka dan dilihat sebagai jalan penyelesaian untuk menyelesaikan masalah.

Semakin mereka dapat menyelesaikan masalah dengan berkesan, semakin berharga mereka berada dalam kedudukan mereka kerana mereka memastikan semuanya berjalan lancar. '

Kreativiti dan kemampuan untuk berimprovisasi, menurut Hnat, adalah bahagian penting dalam persamaan di syarikat-syarikat dengan pelbagai ukuran.

chelsea-hnat'Saya melihat ini di kedua-dua syarikat berskala kecil dan besar, tetapi di sebuah syarikat kecil seperti saya, kesan kemahiran pentadbir ini sangat penting dan benar-benar membuat anda perhatikan.'

3. Etika yang betul

Pentadbiran antara muka dengan orang setiap hari. Macam-macam orang.

Seperti Pengurus Pejabat , Pentadbir adalah salah satu dari sedikit orang di sebuah syarikat (selain mungkin CEO atau kakitangan kanan HR) yang berurusan dengan pekerja di setiap peringkat.

Sudah tentu, ini tidak terhad kepada interaksi dalaman. Peranan Pentadbir hampir selalu menghadap ke hadapan. Sekiranya anda seorang Pentadbir, anda sering menjadi penjaga gerbang untuk jabatan atau eksekutif, mengendalikan panggilan masuk, menghubungi vendor, atau bercakap secara langsung dengan pegawai tinggi di syarikat lain.

Itulah sebabnya adab dan etika yang baik sangat penting. Pentadbir Elizabeth White-Peters menjelaskan, memberitahu bahawa adab adalah 'seni yang hilang yang membimbing seseorang melalui banyak keadaan yang mencabar.'

Menurut White-Peters, salah satu rahsia untuk menguasai seni adab adalah dengan mendengar. Dia berkata,

elizabeth-putih-peters'[A] rockstar [admin] mendengar bukan hanya kata-kata, tetapi nada dan bahasa badan untuk membaca antara baris.'

Inilah contoh maksudnya:

elizabeth-putih-peters'Telefon berdering. Suara yang menyusahkan menuntut untuk bercakap dengan Pengurus. Semasa tersenyum dan bersikap sopan, seorang admin dengan cepat menilai keadaannya. Berdasarkan budaya syarikat, beberapa tindakan dapat dilakukan: seseorang dapat mengambil catatan dan memastikan pemanggil akan diteruskan, seseorang dapat menangguhkan pemanggil dan menentukan cara mengganggu pengurus / memindahkan panggilan, atau seseorang dapat mencuba menyelesaikan masalah secara langsung.

Dengan mendengar bahasa dan nada, seseorang dapat menentukan tindakan yang harus dilakukan. Setiap langkah dengan komunikasi yang sopan, potensi menangani situasi untuk hasil terbaik bagi pemanggil dan pengurus meningkat.

‘Tolong’ dan ‘terima kasih’ akan diperhatikan oleh kedua-duanya. Dengan pengalaman, pentadbir akan belajar dari Pengurus apa yang berjaya dan dengan demikian, tahu bagaimana menangani kejadian seterusnya. '

Pentadbir, ternyata, memerlukan IQ emosi yang tinggi, dan kemampuan untuk membaca orang dan bertindak balas dengan sewajarnya.

Empat. Kecerdasan emosi

Kecerdasan emosi merujuk kepada kebolehan untuk memahami - dan bahkan mempengaruhi - emosi dalam diri kita dan orang lain. Pentadbir yang paling berjaya mempunyai kecerdasan emosi dalam sekop. Inilah sebabnya:

  • Kecerdasan emosi menjadikan orang senang bekerja. Pentadbir selaras dengan emosi orang lain mencapai hasil yang lebih baik dari rundingan dan interaksi lain. Kecerdasan emosi diterjemahkan ke hasil yang lebih baik dalam menangani semua orang dan semua situasi, menjadikannya kemahiran yang harus dimiliki untuk Pentadbir, yang harus meminta pekerjaan, melakukan pekerjaan, dan berunding mengenai bekerja dengan banyak orang.
  • Kecerdasan emosi menolong orang menguruskan emosi orang lain. Keupayaan membaca orang ini membantu Pentadbir menjangkakan keperluan bos dan rakan utama yang lain. Sebagai contoh, meneka bahawa seorang atasan tidak berpuas hati dengan laporan memberi Pentadbir yang bercita-cita tinggi untuk mendapat sokongan dengan mengarahkan atau menyusun semula perbualan.
  • Kecerdasan emosi menjadikan penyelesaian konflik menjadi mudah. Memahami emosi menjadikan berurusan dengan emosi, malah negatif, lebih mudah. Dan mengetahui cara menangani emosi memberi Pentadbir alat untuk menyelesaikan sebarang konflik.
  • Kecerdasan emosi menjadikan tekanan lebih mudah dikendalikan. Pentadbir yang cerdas secara emosional dapat mengenali tanda-tanda tekanan mereka sendiri dan menyedari sudah waktunya untuk berehat meditasi.

5. Pandangan Masa Depan dan Antisipasi

Pentadbir terbaik tidak perlu diberitahu apa yang harus dilakukan. Mereka menjangkakan jalan keluar sebelum masalah itu menjadi masalah. Pentadbir ini bangkit dari menjadi sangat berguna menjadi sangat diperlukan, bos senjata rahsia tidak boleh hidup tanpa.

Kelly Todd memulakan kerjayanya sebagai EA, menyokong dua orang eksekutif di sebuah syarikat produksi yang berpusat di HGTV. Di dalam benaknya, kemampuannya untuk mengantisipasi itulah yang membuatnya bersinar.

petikan kelly-todd'Memperhatikan perinciannya benar-benar akan membawa Anda jauh kerana para eksekutif ini menuntut kesempurnaan, dan sebaik mungkin, mereka mahu perkara dapat dilakukan dengan betul, dan tugas anda ... adalah untuk menjadikan hidup mereka lebih mudah.

Sekiranya anda dapat melangkah lebih jauh daripada bos, seperti, 'Saya mengambil pesanan ini untuk anda kerana saya melihat di kalendar bahawa anda disekat.'

Jangkaan dan kesediaan semacam itu di atas dan di atas mereka akan benar-benar membuat anda menonjol kepada mereka….

[Pentadbir] boleh menjadi sahabat baik Exec, dan jika mereka berpikir selangkah lebih maju dari mereka, Anda akan menonjol. '

Chelsea Hnat bersetuju:

chelsea-hnat'Oleh kerana pekerjaan mereka melibatkan begitu banyak aspek dalam sebuah syarikat, mereka memiliki kemampuan yang berbeza untuk meramalkan potensi cabaran dan hasil.'

6. Berbilang tugas

Pada masa lalu, kami berpendapat bahawa multitasking adalah mitos yang merosakkan produktiviti . Otak kita tidak mempunyai kemampuan untuk melakukan lebih daripada satu tugas tahap tinggi dalam satu masa, jadi strategi terbaik adalah mengutamakan dan menjatuhkannya satu persatu.

Kami mengesyorkan menggunakan perisian seperti isnin.com untuk membuat, mengesan, dan memantau tugas harian anda. Terdapat percubaan percuma yang boleh anda daftarkan di sini .

Dan walaupun ini benar - anda tidak boleh mencuba menulis model kewangan semasa anda melakukan panggilan jualan, misalnya - beberapa tanggungjawab utama Pentadbir menghendaki mereka untuk menyelesaikan tugas secara serentak.

Ini kerana selain tanggungjawab yang lebih besar dan lebih strategik, tugas hafalan seperti pemfailan atau penjadualan masih sering jatuh pada Pentadbir. Mampu menyelesaikannya dengan cepat - atau secara serentak - adalah kelebihan utama. Pentadbir terbaik melakukan ini dengan mudah.

Stephanie Merritt, Pembantu Tadbir di Bonitz, menerangkan:

stephanie-merritt'Kemahiran teratas yang dimiliki Pembantu Tadbir adalah kemampuan untuk melakukan pelbagai tugas. Saya tahu bahawa saya biasanya mempunyai beberapa perkara yang berlaku pada masa yang sama dan saya mesti dapat melakukan kedua-duanya pada masa yang sama.

Contohnya: Saya harus membuat bilik hotel untuk sub-kontraktor kami, semasa saya melalui telefon, saya dapat menjawab e-mel, atau menyelesaikan beberapa dokumen. '

7. Kesesuaian

Seperti yang telah kita maklum sebelumnya, tanggungjawab senarai Pentadbir adalah luas dan beragam. Selalunya, ini bermaksud dapat berhenti pada sepeser pun dan berpusing ke arah projek yang sama sekali tidak berkaitan. Segalanya berubah dengan cepat, dan Pentadbir terbaik dapat bertindak balas dan menyesuaikan diri dengan mudah.

Sebagai contoh, jika bos tiba-tiba mendedahkan perjalanan spontan yang akan menghantarnya keluar dari pejabat selama dua minggu akan datang, Pentadbirnya perlu terus beraksi, membersihkan jadualnya sambil berkomunikasi secara berkesan dengan semua pihak yang terjejas untuk mengelakkan perasaan sakit hati dan ego yang memar . Dalam keadaan ini, tidak ada masa untuk menekankan dan menghabiskan berjam-jam untuk memutuskan apa yang harus dilakukan.

Inilah Merritt sekali lagi untuk menerangkan:

stephanie-merritt'Kemahiran teratas yang lain adalah dapat mengubah apa yang anda kerjakan dalam masa yang singkat. Saya boleh berada di tengah-tengah sesuatu dan bos saya masuk dan mengatakan bahawa dia memerlukan sesuatu sekarang, saya harus menghentikan apa yang saya lakukan dan melakukan apa yang dia minta daripada saya, kemudian kembali ke landasan untuk apa yang saya lakukan sebelum dia datang untuk melihat saya. '

Itu adalah perkara penting - ini bukan hanya dengan menukar tugas dengan cepat, tetapi juga tentang dapat kembali ke landasan sebaik sahaja anda beralih kembali. Bagaimanapun, hanya sedikit yang dilakukan oleh Pentadbir yang tidak penting.

8. Organisasi Teliti

Mungkin kelihatan seperti tidak bernas, tetapi sangat penting. Ketika anda mengerjakan banyak projek yang berbeza, anda tidak mempunyai masa untuk membuang kerja pendua kerana kekurangan organisasi. Selain itu, organisasi membantu mengurangkan tekanan, dan juga menghentikan pekerjaan penting dari 'jatuh melalui celah' baik secara harfiah dan kiasan.

Mengenai bagaimana anda teratur, Stephanie Merritt berpendapat bahawa hanya ada satu peraturan - apa sahaja yang sesuai untuk anda:

hadiah terbaik untuk kakitangan pejabat

stephanie-merritt'Tidak ada dua orang yang bekerja sama. Saya suka menyelesaikan projek sebelum memulakan projek yang lain. Tetapi itu tidak selalu mungkin, jadi saya harus mempunyai peringatan untuk memberitahu saya untuk menyelesaikan projek pertama yang sedang saya jalankan.

Setiap orang mempunyai kemahiran organisasi masing-masing dan tahu apa yang paling sesuai untuk mereka. Saya seorang penglihatan. Saya banyak menggunakan kalendar. Saya juga mempunyai barang-barang di lantai saya sehingga saya dapat mengikuti segala-galanya.

Seorang gadis yang saya bekerja menggunakan timbunan di mejanya, jadi dia dapat memastikan apa yang dia kerjakan sudah selesai. '

Apa pun kaedah anda, organisasi pasti mempunyai kemahiran Admin yang mesti ada.

(- Selesaikan lebih banyak perkara The Assist - buletin percuma mingguan # 1 yang dibuat untuk pembantu oleh pembantu.)

9. Mempunyai 'Hati Hamba'

Pertama kali diciptakan oleh Robert Greenleaf, istilah “ pemimpin hamba 'Telah masuk ke dalam leksikon pengurusan sejak akhir-akhir ini. Ia merujuk kepada gaya kepemimpinan yang mengutamakan kesejahteraan orang lain. Dalam praktiknya, ini bermaksud memberi tumpuan kepada pembangunan peribadi dan profesional, dan melihat tanggungjawab utama seseorang untuk menyokong kejayaan pasukan.

Idea 'perkhidmatan' ini sama pentingnya dalam peranan Pentadbir sama seperti peranan kepemimpinan.

valerie-gomez'Ini sangat penting. Pembantu eksekutif atau pentadbiran rockstar INGIN melayani pemimpin mereka - sama ada tugas itu besar atau kecil. Pentadbir yang kuat tahu bahawa dengan membantu mencapai matlamat bos mereka, mereka akan mencapai matlamat mereka sendiri. '

-Valerie Gomez, Pembantu Tadbir di ADP

Pentadbir Hebat tidak mementingkan diri sendiri, dan tahu bahawa kesediaan mereka untuk menyertai pasukan membantu memastikan kejayaan dan kejayaan pasukan.

10. Kepandaian

Keupayaan untuk berimprovisasi, berpikir, dan mencari jalan keluar adalah salah satu sifat terpenting yang dapat diambil oleh Pentadbir. Valerie Gomez menerangkan mengapa:

valerie-gomez'Saya masih belum menyelaraskan acara yang berlangsung tanpa sebarang masalah tanpa menghiraukan seberapa teliti saya merancang. Sama ada terdapat perubahan saat terakhir dalam jumlah kepala yang telah anda anggarkan atau gangguan sistem pada paparan monitor 5 minit sebelum persembahan bos anda dijadualkan untuk disiarkan.

Anda mesti dapat berfikir dengan tegak - apa sahaja masalahnya, pentadbir rockstar akan mencari jalan penyelesaian! '

Elizabeth White-Peters bersetuju bahawa kepintaran adalah sifat utama, dengan mengatakan,

elizabeth-putih-peters'Saya melihat AA sebagai MacGyver korporat (ingat bahawa pertunjukan dari tahun 90-an?) Yang mempunyai sedikit sebanyak, mampu menyelesaikan masalah secara kreatif, dan dapat mengajukan soalan yang tepat sejak awal untuk mengelakkan jurang projek atau cabaran yang tidak dijangka. '

11. Grit

Kita semua sudah biasa dengan Hukum Murphy - apa sahaja yang boleh menjadi salah akan menjadi salah.

Nah, dunia perniagaan tidak kebal - jauh darinya. Sesiapa yang pernah menguruskan projek tahu bahawa cabaran tidak dapat dielakkan.

Begitu juga dengan peranan Pentadbir. Pada satu ketika, perkara akan berjalan ke tepi. Kerosakan pelayan, sistem telefon turun, serpihan vendor, penerbangan dibatalkan, orang berhenti.

Ini bukan hanya untuk menjadi pandai. Ia cukup kuat untuk menghadapi sebarang keadaan. Pentadbir rockstar tidak hancur di bawah tekanan. Yang terbaik bertekun, ikuti kesempatan, dan selesaikan tugasnya. Itu benar.

Inilah cara Pentadbir dapat memupuk semangat jitu, kadang-kadang disebut ketahanan:

  • Bergaul dengan rakan sekerja. Bersosial melepaskan oksitosin, yang mengurangkan kerentanan terhadap tekanan.
  • Meminta nasihat. Kadang kala, perspektif yang berbeza adalah yang perlu kita lalui sepanjang masa yang sukar.
  • Berfokus pada mindset. Orang hanya dapat mengawal lensa yang mereka lihat di dunia, tetapi mereka dapat mengubah sudut pandang mereka dari negatif ke positif dengan perubahan perspektif yang sederhana.

12. Komunikasi Berkesan

Tidak ada jenis komunikasi yang tidak disentuh oleh Pentadbir. Mereka harus cerdas di telefon, menulis e-mel yang baik, dan mempercayai keyakinan ketika mereka bercakap dengan pekerja di semua peringkat secara langsung. Selalunya, mereka harus menulis komunikasi di seluruh syarikat atau bahkan mengumpulkan persembahan visual bagi pihak atasan mereka.

Tidak kira apa mediumnya, komunikasi mereka harus jelas , langsung, dan ringkas. Perkara ini berlaku terutamanya bagi Pentadbir yang bekerjasama dengan eksekutif. Ketua Pegawai Eksekutif dan pemimpin kanan lain tidak mahu membongkar, bertele-tele, atau apa-apa lagi - mereka mahukan komunikasi yang berkesan itu betul.

Mempelajari kaedah yang paling berkesan untuk membantu memisahkan Pentadbir yang baik daripada yang hebat.

pranks untuk bermain pada rakan sekerja

Perkhidmatan Pembantu Maya dan Pentadbir yang ingin mempertajam kemahiran komunikasi dapat meminta bantuan rakan untuk mengulas. Orang ini sedia memberi santai maklum balas mengenai skrip tatap muka, e-mel, dan apa sahaja. Mereka tidak melakukan tinjauan mendalam; mereka hanya menunjukkan kawasan yang tidak masuk akal

Walaupun hanya melalui beberapa kali tinjauan, Pentadbir akan melihat jalan yang berbeza untuk meningkatkan kejelasan dalam komunikasi mereka.

13. Penjimatan Teknikal

Pentadbir dan teknologi saling berganding bahu hari ini. Bukan sekadar e-mel lagi - Pentadbir diharapkan mahir dalam pelbagai aplikasi dan platform bersepadu.

Kami bercakap aplikasi komunikasi seperti Slack, sistem kalendar seperti Secara kalendar , sistem pengebilan, platform tempahan perjalanan, sistem HR seperti TriNet , atau perisian penglibatan pekerja seperti Tempat Kerja Quantum , 15Lima atau TINYpulse . (Baca panduan hebat Quantum Workplace untuk membeli perisian penglibatan pekerja .)

Itu banyak teknologi.

Apabila keadaan menjadi tidak betul, anda tidak boleh selalu bergantung pada kakitangan IT. Sebenarnya, di syarikat-syarikat yang lebih kecil, Pentadbir mungkin sebenarnya adalah orang atau rakan teknologi defacto. Sekiranya anda dapat menghidupkan semula komputer yang rosak, ace a ujian pemikiran kritis , terbitkan catatan blog di WordPress, atau bahkan mulakan semula internet, anda dapat mengikuti permainan Admin.

Oleh itu, bagaimana Pentadbir dapat memoles kecanggihan teknologi mereka? Mereka boleh bermula dengan membuat senarai teknologi yang sering digunakan dan mengenal pasti alat mana yang paling tidak mereka selesa. Selepas itu, latihan menjadi sempurna. Kami mengesyorkan untuk menyekat satu jam setiap hari untuk bereksperimen dengan teknologi yang berbeza, mengenal sistem dan melihat alat ' Tolonglah dan Komuniti halaman. Sebilangan besar halaman ini mempunyai banyak sumber yang tidak pernah dicari oleh kebanyakan orang; beberapa halaman bahkan mempunyai antara muka sembang 24/7 atau talian telefon yang dikendalikan oleh pakar teknologi yang dapat menjawab sebarang pertanyaan. Apabila kesukaran teknikal besar berikutnya muncul, penyelesaian besar mungkin semudah mengetahui ke mana harus pergi untuk mendapatkan bantuan dengan cepat.

14. Berfikir Bergambar Besar

Pentadbir yang dipercayai sering menjadi penasihat de facto kepimpinan kanan. Mereka dapat berfungsi sebagai papan suara untuk idea baru, menyarankan proses baru, atau bahkan mempertimbangkan keputusan pengambilan pekerja.

Pentadbir terbaik memberikan pandangan berharga dengan membuat cadangan berdasarkan pemahaman tentang perniagaan syarikat dan budaya. Mengetahui bagaimana memikirkan perkara dalam konteks keseluruhan yang lebih besar adalah penting.

Pemikiran gambaran besar mungkin terdengar seperti sesuatu yang paling baik diserahkan kepada penglihatan dunia, tetapi sebenarnya, setiap orang dapat memupuk kemampuan untuk berfikir ke depan. Pertimbangkan untuk memandu. Memandu pertahanan yang baik melibatkan pengimbasan ke depan untuk melihat arah jalan yang membawa anda. Teknik yang sama ini berlaku untuk konsep abstrak, seperti tujuan syarikat. Jalan apa yang anda jalankan untuk syarikat anda dengan tindakan yang anda lakukan hari ini? Apa halangan yang anda jangkakan? Sebaik sahaja anda dapat membayangkan perkara ini, anda boleh mempersiapkannya.

15. Perhatian terhadap Perincian

Sekiranya pemikiran gambaran besar penting, sisi negatif juga benar. Perincian penting dalam kerja Pentadbir, dan memerhatikannya sangat diperlukan.

Fikirkanlah - banyak perkara yang dilakukan oleh Pentadbir adalah kepentingan yang tinggi. Sekiranya anda tidak berjaya dalam penerbangan, dia mungkin tidak dapat menutup pusingan pembiayaan seterusnya yang diperlukan syarikat anda untuk terus menyala.

Sekiranya anda tidak mendapat bayaran dari penjual yang tepat pada waktunya dan dengan jumlah yang tepat, mereka mungkin akan berbalik dan menuntut syarikat anda. Atau yang paling teruk sekali ... kesilapan yang salah dari pihak anda mungkin membuat atasan anda kelihatan buruk.

Kawalan kualiti ketika datang ke perincian adalah aset besar bagi mana-mana Pentadbir.

16. Keutamaan

Melalui seni keutamaan, Admin dapat mengubah senarai tugas yang harus dilakukan menjadi senarai pencapaian yang tidak ternilai. Kemampuan untuk membezakan antara 'tugas-tugas penting-misi' dan 'tugas-tugas yang dapat menunggu' menunjukkan pertimbangan yang sempurna, keterampilan kepemimpinan, dan penyelarasan dengan nilai-nilai syarikat. Yang paling penting, keutamaan menunjukkan kecekapan, memberi inspirasi kepercayaan daripada pemimpin yang gembira mereka tidak perlu berpegangan tangan.

Keutamaan mungkin juga menjadi kunci untuk bertenang ketika menghadapi senarai tugas yang berlipat ganda dengan yang kedua. Kurang fokus dalam situasi ini menyebabkan panik, dan panik membunuh produktiviti. Menyelam ke dalam beberapa tugas kritikal dan membuat perkara yang remeh menjadikan aliran kerja keutamaan terus bergerak sambil mengurangkan tekanan ketika berusaha menyelesaikan semuanya.

Pentadbir dapat meningkatkan kemahiran mengutamakan dengan mendengar dengan teliti semasa mesyuarat dan sembang santai untuk menyerap konteks di sebalik tugas yang berbeza dan menilai kepentingannya dengan lebih baik. Kami juga mengesyorkan membaca senarai perkara yang harus dilakukan dan bertanya, 'Apa kesannya?' Keutamaan sebenarnya akan segera muncul.

(- Selesaikan lebih banyak perkara The Assist - buletin percuma mingguan # 1 yang dibuat untuk pembantu oleh pembantu.)

Kami harap anda belajar bagaimana mengembangkan kemahiran pembantu tadbir yang akan membawa anda ke tahap seterusnya! Jadi apa kata anda? Adakah anda menganggap diri anda sebagai Admin yang legenda? Apakah petua dan trik pembantu pentadbiran kegemaran anda? Jangan malu, beritahu kami di komen di bawah.